Auditfile
Financiële Administratie > Bestand > Exporteren > Auditfile
 

Glossary Item Box

Een auditfile is een computerbestand waarin de meest gebruikte gegevens van de grootboekadministratie worden opgeslagen. Het bestand geeft een standaardoverzicht van alle mutaties in de grootboekrekeningen. In de Auditfile staan per regel gegevens achter elkaar opgesomd over een mutatie, zoals datum, grootboekrekeningnaam en credit- of debetbedrag. Indien een medewerker van de Belastingdienst of de accountant tijdens de controle gebruik maakt van dit bestand, kan dit een aanzienlijke tijdsbesparing betekenen. Het is niet meer nodig om bijvoorbeeld uitgebreide uitleg te geven bij de presentatie van de boekhoudgegevens. Een Auditfile kan ook zelf ingezien worden zodat nagegaan kan worden welke gegevens verstuurd gaan worden. Hiervoor is wel een Auditfile-viewer nodig.  

De opbouw van de auditfile is door de Belastingdienst bepaald, conform de specificatie XAF versie 3.0. Aan de inhoud en opbouw van het bestand kan niets veranderd worden.

 

Open het menu Bestand --> Exporteren --> Auditfile Financieel om een auditfile aan te maken. Onderstaand scherm wordt geopend.

 

 

De volgende gegevens en instellingen kunnen worden ingevoerd:

Boekjaar Standaard wordt hier het boekjaar uit de systeem instellingen getoond. Dit boekjaar is aan te passen door een ander jaar in te typen.
Tot en met periode Standaard is hier de periode uit de systeem instellingen overgenomen. gebruik de dropdownlijst om een van de periodes te selecteren. De gegevens worden vanaf periode 0 (beginbalans) tot en met de gekozen periode geëxporteerd.
Pad auditfile Hierin staat standaard het WinTree exportpad in. Dit pad is aan te passen door een andere padverwijzing in te voeren.
Bestandsnaam De bestandsnaam die hier getoond wordt kan niet aangepast worden. De naam is de naam van de WinTree database.
Checkbox 'Auditfile niet versleutelen...'

Een auditfile wordt standaard versleuteld en gecomprimeerd. Indien het bestand voor een accountant bestemd is die geen versleutelde bestanden kan lezen, dan kan hier een vinkje geplaatst worden. Het bestand wordt dan niet versleuteld. Er wordt een XAF-bestand aangemaakt en op de opgegeven locatie opgeslagen.

 

Het is beter om een versleuteld bestand naar een accountant te versturen.

Wanneer een XAF-bestand (onversleutelde auditfile) gemaakt wordt ten behoeve van de boekhouder zal dit een zeer groot bestand (ongeveer 13 keer zo groot als een versleuteld en gecomprimeerd bestand) opleveren.
Het is mogelijk dat dit bestand te groot is om via e-mail te versturen. Vaak kan het bestand worden ingepakt (zip-bestand) en vervolgens wel verzonden. TSD raad deze methode echter af uit beveiligingsoogpunt. Het is beter een XAF-bestand aan een accountant te geven door het bestand op een CD-Rom of een USB-stick te plaatsen.

Checkbox 'XML-header...'

 Wanneer de accountant het bestand niet kan inlezen vanwege een probleem op regel 1 van het XML-bestand, vink dan deze optie aan. Sommige programma's verwachten deze eerste regel in het bestand niet. Het bestand kan dan alsnog ingelezen worden.
Checkbox 'Auditfile is bestemd...' Plaats hier een vinkje als het bestand voor de belastingdienst bestemd is. Het bestand wordt dan versleuteld en gecomprimeerd.
Administratienummer Indien het bestand bestemd is voor een accountant dan kan hier het eigen adminsitratienummer bij de accountant ingevoerd worden. Dit nummer wordt in het bestand toegevoegd en kan door de accountant gebruikt worden als extra controle.

 

Na het ingeven van de gewenste instellingen  kan met [OK] het bestand aangemaakt worden. Indien in het opgegeven pad al een bestand aanwezig is, zal een pop-upscherm getoond worden met de vraag of het aanwezige bestand moet worden overschreven.

 

Klik op [Annuleren] om het scherm zonder aanmaak van een auditfile te sluiten.

Een accountant vraagt regelmatig om een XAF-bestand hoewel WinTree standaard een XDF-bestand maakt. Het is verstandiger om een versleuteld XDF-bestand te versturen. Dit type bestand kan uitgepakt worden met verschillende hulpprogramma's. Op het internet zijn hier verschillende programma's voor te vinden.

Nadat de auditfile (versleuteld of niet) is gemaakt, dient dit bestand per e-mail verstuurd te worden. Het versturen van het bestand per e-mail wordt NIET door WinTree gedaan. Dit moet via het normale e-mailprogramma gedaan worden.

Een auditfile bestaat uit de volgende gegevens: