In een financiële administratie worden boekingen op GRB-rekeningen altijd via een dagboek verwerkt. De dagboeken kunnen alleen ingevoerd worden als het rekeningschema is ingevoerd.

Tijdens het invoeren van alle boekhoudkundige gegevens (met behulp van de wizard) zal na het invoeren van het rekeningschema automatisch het 'Onderhoud dagboeken'- scherm getoond worden. Dit menu is ook te openen via Onderhouden --> Dagboeken.

De volgende dagboeken met codes moeten in WinTree ingevoerd zijn:

Dagboekcode	Omschrijving	Soort
VERK	Verkoopboek	Verkoop
INK	Inkoopboek	Inkoop
MEMO	Memoriaal	Memoriaal
Corr	Correctieboek	Betaling
VERR	Verrekenboek	Verrekeningen
AUTB	Automatisch betalingen	Automatische Betalingen
KAS	Kasboek	Betalingen

Voor het beheer van de bankrekening moet ook een dagboek aangemaakt worden. De code en de omschrijving kan iedere Wintree-gebruiker zelf bepalen. Houdt de code wel kort, bijvoorbeeld RABO of ING. Indien meerdere bankrekeningen met WinTree beheerd moeten worden moet voor iedere rekening een apart dagboek aangemaakt worden. Gebruik voor iedere dagboek een afwijkende code. In de omschrijving kan het rekeningnummer opgenomen worden. De dagboeken voor bankrekeningen hebben altijd het soort 'Betalingen'.

Klik in het geopende scherm op [Toevoegen].

Klik om te vergroten

Een dagboek bestaat uit de volgende gegevens:

Code	De dagboekcode wordt in diverse programma’s en lijsten gebruikt. Voer alle verplichte codes (zie hierboven) in.
Dagboeksoort	Er zijn vijf dagboeksoorten: Inkoop, Verkoop, Betaling, Memoriaal en Verrekenen. Kas-, bank- en giroboeken behoren tot de dagboeksoort 'Betaling'. De dagboeksoort 'Automatische betalingen' wordt gebruikt voor telebankieren. Zie bovenstaand schema met de verplichte dagboeken.
Laatste boekstuknummer	Dit is het boekstuknummer van de laatste journaalpost waarop is geboekt. Dit nummer wordt automatisch bijgewerkt wanneer op een nieuwe boeking wordt gemaakt. Indien aan het begin van bijvoorbeeld een nieuw boekjaar begonnen moet worden met een nieuwe reeks, dan kan dit hier aangepast worden. Een nieuwe reeks kan echter nooit beginnen met een nummer dat in voorgaande boekjaren is gebruikt. TSD adviseert om een nummer beginnend met het jaartal + 000 te gebruiken.
Beginsaldo	Dit is het huidige saldo van een betalingenboek. Het beginsaldo van een Betaalboek (kas of bank) wordt via de beginbalans ingevoerd.
Te verwerken mutaties	Dit is het saldo van de betalingenposten die nog verwerkt moeten worden via een dagafsluiting.
Standaard BTW	Bij dagboeken van het soort Betaling, Verkoop en Inkoop kan een voorkeur BTW instelling ingevoerd worden. Per dagboek kan Inclusief of Exclusief gekozen worden en Laag of Hoog. Iedere boeking in het dagboek zal dan automatisch de gekozen BTW instelling krijgen. Per boeking kan deze instelling nog gewijzigd worden.
Rekeningcode	Bij een betaalboek dient een GRB-rekening geselecteerd te worden. Vul hier het juiste GRB-rekening in. Indien het ingevoerde nummer onbekend is wordt automatisch een zoekscherm geopend. Alleen GRB-rekening met de systeemcode 'Betaling' kunnen worden geselecteerd.
Valuta	Bij een betaalboek dient de juiste valuta-code geselecteerd te worden. Selecteer een van de valuta-codes uit de stamgegevens.

Tabblad 'Import'

Indien parameter 1539 is geactiveerd dan is per betaalboek een apart tabblad 'Import' beschikbaar. Lees de beschrijving 'Importeren dagafschriften' voor de volledige werking van deze functie.

Per bankboek moet aangegeven worden of hiervoor dagafschriften moeten worden geïmporteerd. Selecteer het dagboek van de bank waaruit geïmporteerd gaat worden. Klik na het selecteren van het bankboek op het tabblad 'Import'. Plaats een vinkje in de checkbox 'Importeren bestand dagafschriften'.

Door het plaatsen van het vinkje kan het gewenste bestandsformaat gekozen worden. Het is mogelijk om drie type bestanden te importeren:

CSV (Comma Separeted Value), dit is een bestandstype wat ook bijvoorbeeld in Excel geïmporteerd kan worden. De opbouw, in welke kolom welke informatie staat, is niet vastgelegd in afspraken.
MT940, dit is een door banken ontwikkeld bestandstype waarbij de opbouw vastligt.
CAMT (SEPA), dit is een door banken ontwikkeld bestandstype waarbij de opbouw vastligt. Dit type is de opvolger voor het MT940-bestand wat door de banken vanaf 2017 uitgefaseerd wordt.

Kies het juiste bestandsformaat door de radiobutton aan te klikken.

CSV

Bij de keuze voor het importeren van een CSV-bestand, moet opgegeven worden waar het bestand opgeslagen is en hoe het bestand opgebouwd is.

Bestandsnaam	Gebruik het Verkenner-knopje om de locatie en het bestand te selecteren. Kies voor het opslaan van het bestand altijd een locatie die eenvoudig door WinTree te benaderen is.
Data begint op regel	Hier moet aangegeven worden op welke regel in het bestand de benodigde gegevens staan. Vaak zal dit regel 2 zijn omdat op de eerste regel de namen van de kolommen staan. Controleer dit door het bestand via de Windows Verkenner te openen, zie hiervoor de aparte beschrijving onderaan deze handleiding.
Scheidingsteken decimalen	Selecteer een komma of een punt

In het lijstvak met de kolommen 'Veldnaam' en 'Kolom' moet aangegeven worden in welke kolom de gegevens in het CSV-bestand staan. Een 'Kolom' in het CSV bestand is de informatie tussen twee komma's waarbij vaak " " gebruikt worden.

Een voorbeeld van een regel uit een CSV-bestand is:
"20090331","GEM ZWOLLE HEFFINGEN","5409999","285036467","IC","Af","69,52","Incasso","INCASSO GEMEENTE ZWOLLE JAARHEFFINGEN 2008"

De volgende veldnamen moeten worden ingesteld in welke kolom de gegevens staan:

Datum	Dit wordt de mutatiedatum van de journaalpost.
Naam/Omschrijving	Dit wordt de omschrijving van de journaalpost.
Tegenrekening	Dit is het bankrekeningnummer dat bij het importeren wordt gebruikt om de OSP-lijst te tonen. Het bankrekeningnummer wordt hierbij vergeleken met de aanwezige rekeningnummers bij de klanten in WinTree.
Soort mutatie	Hiermee wordt bepaald of het een debet of credit bedrag is.
Bedrag	Dit wordt het mutatiebedrag van de journaalpost.
Mededeling	Dit veld wordt bij het importeren wel getoond maar zal verder niet in de journaalpost worden opgenomen.