Bij het gebruik van de modulesamenstelling Basis Plus (modulenummer 11 aangevuld met Lokatiebeheer (66) en Partijadministratie (61)) kunnen per assortimentsartikel basisprijzen vastgelegd worden. Tevens kunnen prijzen voor de particuliere verkoop (prijs inclusief BTW) hier ingevoerd worden. Het aanpassen van deze prijzen moet per artikel gebeuren en kan, afhankelijk van de hoeveelheid artikelen, veel tijd kosten.

Met behulp van de module Prijscodes (modulenummer 80) is het mogelijk om per prijscode prijzen in het assortiment vast te leggen. Ook het beheer van deze verschillende prijzen is een tijdrovende bezigheid. Ieder artikel moet in WinTree op het scherm getoond worden en de verschillende prijzen moeten handmatig ingevoerd worden. Daarnaast kunnen ook prijzen berekend worden met behulp van de module Prijsstaffeling (modulenummer 64).

Voor het beheren van deze prijzen is in WinTree een apart module Prijzen ex/importeren (modulenummer 103) beschikbaar. Met deze module is het mogelijk om het aanpassen van deze prijzen buiten WinTree te doen. Vervolgens kunnen de aangepaste prijzen geïmporteerd worden. Deze module kan gebruikt worden met de modulesamenstelling Basis Plus en bij het gebruik van Prijscodes of Staffeling.

Het aanpassen van de prijzen met behulp van deze module bestaat uit drie stappen:

Het exporteren van de artikelgegevens.
Het aanpassen van de artikelgegevens (prijzen) in Microsoft Excel.
Het importeren van de aangepaste artikelgegevens.

Exporteren van artikegegevens

Het exporteren van de artikelgegevens wordt gestart via het menu Bestand --> Exporteren --> Artikelgegevens. De export gebeurt aan de hand van een wizard. Klik in het eerste scherm van de wizard op [Volgende>] om door te gaan. Klik op [Annuleer] om de wizard te sluiten.

Klik om te vergroten

Dit scherm toont dezelfde selectiecriteria bij het gebruik van de module Prijsstaffeling als Prijscodes. De volgende selectiecriteria kunnen worden ingevoerd (*):

Plantvolgnummer Voeg hier een selectie op plantvolgnummer in. Met behulp van de groene pijl wordt een zoekscherm Plantnamen getoond en kan op trefnaam gezocht worden. Voeg een 'Van - Tot en met' reeks in als een bepaalde groep planten geëxporteerd moeten worden.

Maatvolgnummer Voeg hier een selectie op maatvolgnummer in. Met behulp van de groene pijl wordt een zoekscherm Plantmaten getoond en kan op maatkode gezocht worden. Voeg een 'Van - Tot en met' reeks in als een bepaalde groep maten geëxporteerd moeten worden.

Artikelen met Staffel Dit selectiecritrium kan alleen gebruikt worden als de module Prijsstaffeling geactiveerd is. Hiermee kunnen artikelen die gekoppeld zijn aan een bepaalde staffel geëxporteerd worden.

Checkbox 'Exporteer...' Gebruik deze checkbox niet indien met de module Prijscodes gewerkt wordt.
Bij het gebruik van de module Prijsstaffeling worden meestal de prijzen berekend op basis van percentages of 'op-centen' in de staffelregels. Plaats een vinkje in de checkbox als op deze manier de staffelprijzen berekend moeten worden. In de export worden dan alleen de Basisprijs, de VVP en de Particuliere prijs van de artikelen geëxporteerd.

(*) Hoe meer selectiecritria ingevoerd worden, hoe kleiner het exportresultaat. Geen selectie zal alle artikelen exporteren.

Klik op [Volgende>]. In het volgende scherm kan de bestandslocatie en de naam van het exportbestand opgegeven worden. Is reeds eerder een export gemaakt, dan zal de bestandslocatie en de bestandsnaam van de eerdere export getoond worden. Kies een bestandslocatie waar met Microsoft Excel het bestand geopend kan worden.

De bestandslocatie en de bestandsnaam van het exportbestand kunnen vrij gekozen worden. De extensie van het bestand moet altijd TXT zijn!

Klik op [Voltooien] om de export te starten. In een pop-upscherm wordt een overzicht getoond (SQL-selectie) van de gekozen selectiecritria. Klik dit scherm weg met [OK]. Vervolgens vindt de export plaats. Afhankelijk van het aantal te exporteren artikelen kan dit enige tijd duren. Als de export klaar is wordt een pop-upscherm getoond waarin het aantal geëxporteerde artikelen staan.

Voorbeeld van het exportbestand waarbij de checkbox is aangevinkt:

ACMKUPFE Acaena microphylla 'Kupferteppich' 9 P9 1,550 0,990 EUR 10 1 1.880

Voorbeeld van het exportbestand waarbij de checkbox niet aangevinkt was. Het artikel is gekoppeld aan 5 prijscodes.

ACMKUPFE Acaena microphylla 'Kupferteppich' 9 P9 1,550 0,990 EUR 10 1 1,880 1,000 2,000 3,000 4,000 5,000

TSD adviseert om bij één artikel de Basisprijs, VVP en de Particuliere prijs in te voeren en, als daar gebruik van gemaakt wordt, ook de verschillende prijscodes. Zorg voor duidelijke afwijkende prijzen. Exporteer dit artikel. In het exportbestand is dan duidelijk zichtbaar welke prijzen in welke velden terecht komen. De volgorde komt niet helemaal overeen met de volgorde zoals het in WinTree bij het artikel ingevoerd wordt.

Aanpassen van prijzen

Nadat de artikelgegevens geëxporteerd zijn, kunnen in het exportbestand de prijzen aangepast worden.

Pas alleen de prijzen aan in het exportbestand.

Laat alle andere gegevens onveranderd.

Pas de volgorde van de kolommen niet aan.

Voeg geen kolommen toe.

Show Openen van het TXT bestand in Excel

Het exportbestand is opgeslagen als TXT bestand. Dit bestandsformaat kan in notepad of kladblok geopend worden. Het aanpassen van de prijzen is in deze programma's niet eenvoudig. Daarnaast bestaat het risico dat de opbouw van het bestand onbedoeld aangepast wordt, waardoor de gegevens niet meer te importeren zijn. Bewerk daarom de gegevens in Microsoft Excel. Onderstaande beschrijving voor het aanpassen van het bestand is gebaseerd op het gebruik van Microsoft Excel, versie 2007. Microsoft Excel, versie 2003 wijkt hiervan af. Raadpleeg een handleiding van Office 2003 hoe externe gegevens in Excel geïmporteerd moeten worden.

Open een leeg Excel-sheet. Open het menu 'Gegevens'. Kies bij de menukeuze 'Externe gegevens ophalen' de optie 'Van tekst'. Selecteer in het geopende scherm de juiste bestandslocatie en het exportbestand. Klik op [Importeren]. Excel maakt gebruik van een wizard voor het importeren van de gegevens.

Kies in het eerste scherm van de wizard de optie 'Gescheiden'. Klik op [Volgende>]. Kies in het tweede scherm als scheidingsteken 'Tab', NIET 'Komma'. Klik op [Volgende>]. Laat de gegevenstype per kolom onveranderd. Klik op [Voltooien]. Klik in het getoonde pop-upscherm op [OK]. De gegevens uit het exportbestand worden nu in Excel getoond.

HERHALING: Pas alleen de prijzen aan in het exportbestand. Laat alle andere gegevens onveranderd. Pas de volgorde van de kolommen niet aan. Voeg geen kolommen toe. In het Excelbestand staan lege kolommen tussen de getoonde gegevens. Laat deze kolommen staan!

In kolom E staat de VVP, kolom F toont de basisprijs terwijl in kolom K de particuliere prijs van het artikel getoond wordt. In kolom O en volgende staan de prijzen van de prijscodes. Het aantal getoonde prijzen in deze kolommen is afhankelijk van het aantal prijscodes die in WinTree gebruikt worden.

De prijzen kunnen nu met alle beschikbare hulpmiddelen van Excel aangepast worden.

Show Opslaan van het Excel-bestand als TXT-bestand

Nadat de prijzen in Excel zijn aangepast moet het Excel-bestand opgeslagen worden als .TXT bestand. Alleen dit bestandsformaat kan door WinTree gebruikt worden om de aangepaste prijzen te importeren.

Kies in het Start-menu van Excel voor de optie 'Opslaan als' --> 'Andere indelingen'. Selecteer de locatie waar het bestand opgeslagen moet worden. Indien WinTree in een netwerk gebruikt wordt, moet deze locatie ook vanuit Wintree te benaderen zijn. Geeft het bestand een duidelijke naam. Selecteer tot slot met de dropdownlijst achter de tekst 'Opslaan als' het bestandformaat Tekst (Tab is scheidingsteken)(*.txt). Klik op [Opslaan].

Klik in het getoonde pop-upscherm op [OK], klik vervolgens in het volgende pop-upscherm op [Ja]. het bestand wordt opgeslagen. Sluit Excel. Er zal weer een vraag getoond worden over opslaan. Klik hier op [Nee], het bestand is immers al op de juiste wijze opgeslagen. Het bestand kan nu in Wintree geïmporteerd worden.

Importeren van aangepaste artikelgegevens

Lees hiervoor de aparte handleiding van het menu Bestand --> Importeren --> Artikelgegevens.

Overige manieren van prijzen aanpassen

WinTree biedt zonder extra modules nog twee mogelijkheden om eenvoudig collectief prijzen aan te passen.

Van beide opties zijn handleidingen beschikbaar.

Plantvolgnummer	Voeg hier een selectie op plantvolgnummer in. Met behulp van de groene pijl wordt een zoekscherm Plantnamen getoond en kan op trefnaam gezocht worden. Voeg een 'Van - Tot en met' reeks in als een bepaalde groep planten geëxporteerd moeten worden.
Maatvolgnummer	Voeg hier een selectie op maatvolgnummer in. Met behulp van de groene pijl wordt een zoekscherm Plantmaten getoond en kan op maatkode gezocht worden. Voeg een 'Van - Tot en met' reeks in als een bepaalde groep maten geëxporteerd moeten worden.
Artikelen met Staffel	Dit selectiecritrium kan alleen gebruikt worden als de module Prijsstaffeling geactiveerd is. Hiermee kunnen artikelen die gekoppeld zijn aan een bepaalde staffel geëxporteerd worden.
Checkbox 'Exporteer...'	Gebruik deze checkbox niet indien met de module Prijscodes gewerkt wordt. Bij het gebruik van de module Prijsstaffeling worden meestal de prijzen berekend op basis van percentages of 'op-centen' in de staffelregels. Plaats een vinkje in de checkbox als op deze manier de staffelprijzen berekend moeten worden. In de export worden dan alleen de Basisprijs, de VVP en de Particuliere prijs van de artikelen geëxporteerd.