In 2016 is de Raad voor de Boomkwekerij (afgekort als RvdB) een service gestart, waarbij deelnemende bedrijven op vrijwillige basis periodiek gegevens aanleveren, met als doel om de eigen marktpositie en veranderingen daarin te vergelijken met collega bedrijven. De data waarop deze analyse gebaseerd wordt, bestaat uit de maandelijkse omzet per land.
De WinTree functie, RvdB-aangifte, kan deze gegevens uit WinTree halen en in een .CSV bestand verzamelen. Dit bestand wordt per e-mail aan de Raad verstuurd zodat zij deze gegevens kunnen verwerken. Deze functie is vanaf april 2017 voor alle WinTree-gebruikers beschikbaar.
Stamgegevens en Instellingen
Om een goede aangifte te kunnen doen, dienen enkele stamgegevens en instellingen in WinTree ingevoerd te zijn. Het is hierbij belangrijk dat deze stamgegevens ingevoerd zijn voordat begonnen wordt met het maken van de facturen. Tijdens het maken van de facturen worden namelijk de gegevens voor de aangifte verzameld en klaargezet. Wijzigingen in de stamgegevens nadat een factuur is gemaakt, kunnen tot gevolg hebben dat de gegevens niet op de aangifte komen, terwijl dit volgens de huidige stamgegevens wel zou moeten.
StamgegevensDe volgende stamgegevens worden bij de aangifte gebruikt:
- Landen: de aangifte wordt uitgesplitst per land op basis van ISO-landcode. Ieder gebruikt land moet daarom in WinTree voorzien zijn van de juiste ISO-landcode. Dit kan gedaan worden via Bestand -> Stamgegevens -> Overig -> Landen. Gebruik de dropdownlijst om de landen te voorzien van de juiste ISO-landcode. Kijk voor meer details op de pagina Landen
- Valuta: In het bestand dat bij de aangifte wordt gemaakt staat ook de valuta van de facturen vermeld. De RvdB gebruikt hiervoor de ISO-codes van de verschillende valuta. Alle valuta die in WinTree® worden gebruikt dienen van de juiste ISO-code te worden voorzien. Dit kan gedaan worden via het menu Bestand -> Stamgegevens -> Prijzen -> Valuta. Gebruik de dropdownlijst om de valuta te voorzien van de juiste ISO-code.
Voor de aangifte is het van belang dat alle klanten zijn voorzien van een land en een valuta. Deze gegevens worden ingevoerd via het menu Relaties -> Onderhoud relaties. Op het tabblad "Relaties" dient bij het postadres het juiste land geselecteerd te zijn. Indien er een afwijkend factuuradres wordt gebruikt dient ook hieraan het juiste land te worden gekoppeld.
Op het tabblad "Klantgegevens – I" dienen de juiste valuta te worden geselecteerd.
Lees de uitgebreidere handleiding voor het beheren van relaties en klanten de pagina Relaties.
Aangifte versturen
De aangifte dient aan het einde van iedere kalendermaand te worden verstuurd naar de RvdB. Bij de aangifte worden de totaalwaarden van alle facturen die zijn verstuurd aan klanten, in een bestand geplaatst. Hierbij worden de facturen Nederlandse én buitenlandse klantenbij elkaar opgeteld. De totalen van de facturen worden uitgesplitst per land en valuta. Facturen worden pas meegeteld als de facturen zijn verwerkt.
Bij het verwerken van facturen worden de facturen definitief gemaakt. Hierna kunnen de facturen niet meer gewijzigd of teruggezet worden. De facturen kunnen nog wel, onbeperkt, opnieuw worden afgedrukt. Als een factuur is verwerkt is dit in het factureerscherm zichtbaar door een sleutel-symbool. De buttons [Wijzigen] en [Terugzetten] zijn dan geblokkeerd.
 |
Alleen facturen die volgens WinTree zijn afgedrukt (of per e-maile verzonden) worden verwerkt. |
Facturen worden verwerkt via Verkoop -> Factureren -> Verwerken facturen. Er wordt een wizard geopend. In het eerste scherm van de wizard kan een datum worden ingegeven. Hiermee kan worden bepaald welke facturen verwerkt moeten worden. Klik op [Volgende >>] om door te gaan. In het daaropvolgende scherm kan middels een checkbox worden bepaald of een factuuroverzicht moet worden afgedrukt. Hierop staan de facturen vermeld die worden verwerkt. Klik weer op [Volgende >>]. Klik nu op [Voltooien] om de facturen te verwerken.
 |
Tijdens de installatie van de patch die voor deze aanpassing noodzakelijk is, zijn alle verkoopfacturen met een factuurdatum voor 1-4-2017 gemarkeerd als zijnde reeds aangegeven. |
Noot: tijdens de installatie van de patch die voor deze aanpassing noodzakelijk is, zijn alle verkoopfacturen met een factuurdatum voor 1-4-2017 gemarkeerd als zijnde reeds aangegeven.
Pas nadat de facturen zijn verwerkt, worden ze opgenomen in de aangifte naar de raad. Het aanmaken van deze aangifte wordt met behulp van een wizard gedaan. Deze wizard wordt gestart via Bestand -> Exporteren -> RvdB-aangifte. Dit menu start een wizard.
In het eerste scherm moet een referentie nummer worden ingevoerd in het veld "RvdB referentie". Omdat de RvdB geen bedrijfsgegevens heeft vastgelegd met nummers kan hier gewoon de eigen postcode en huisnummer ingevoerd worden. Deze referentie hoeft alleen bij het eerste gebruik te worden ingevoerd. De referentie wordt in de database opgeslagen en wordt bij een volgende aangifte weer getoond. Tevens is het e-mail adres zichtbaar waarnaar het bestand wordt verstuurd. Dit adres komt uit de parameter 247. Klik op [Volgende>>] om door te gaan.
In het volgende scherm van de wizard kan de periode geselecteerd worden waarover de aangifte gedaan wordt. Standaard is hier de periode geselecteerd op basis van de Windows-datum. Met de spin-control kan de periode gewijzigd worden. Bij het verzamelen van de gegevens uit de facturen wordt gekeken naar de factuurdatum van de facturen (factuurdatum is ouder dan de laatste dag van de gekozen periode) én of de facturen al definitief gemaakt zijn. Een definitief aangegeven factuur kan niet nog nogmaals aangegeven worden.
Alleen de waarde van factuurregels wordt in de aangifte meegenomen. Fustregels (geboekt met behulp van de Fust-module) of losse kostenregels (in een verkoopfactuur geboekt op het tabblad 'Kortingen/Kosten') worden NIET in de waarde in de aangifte opgenomen. Klik op [Volgende>>] om door te gaan. Indien in de opgegeven periode nog facturen staan die wel afgedrukt maar nog niet verwerkt zijn, zal onderstaande melding verschijnen.
Klik op [Ja] om de aangifte te maken, de niet verwerkte facturen worden niet in de aangifte meegenomen worden. Klik op [Nee] om de aangifte te stoppen zodat de facturen eerst verwerkt kunnen worden.
Indien de aangifte voor een bepaalde periode wordt gemaakt, is het mogelijk om in de aangegeven periode nieuwe facturen te maken, af te drukken en te verwerken. Hierna kan over de reeds aangegeven periode nogmaals de aangifte gedaan worden.
In het volgende scherm van de wizard kan worden aangegeven of de aangifte, door het plaatsen van een vinkje in de checkbox, definitief gemaakt moet worden. Indien deze checkbox leeg gelaten wordt zal de aangifte niet worden verstuurd, maar wordt alleen een afdruk op papier gemaakt. Deze afdruk kan worden gebruikt om te controleren of alles op de juiste wijze is ingevoerd. Op papier zal iedere factuur die in de definitieve aangifte wordt meegenomen, worden getoond. In het bestand dat naar de RvdB wordt verstuurd, komen alleen totalen per land en valuta te staan.
Als de aangifte niet definitief wordt gemaakt (dus er is geen vinkje geplaatst) kan de wizard op een later moment nogmaals worden gestart om de aangifte definitief te maken.
Klik op [Voltooien] om de aangifte te versturen. Er wordt een CSV-bestand gemaakt welke direct per e-mail verzonden wordt. De aangifte gebruikt hiervoor dezelfde e-mail instellingen als ook voor het versturen van bijvoorbeeld een orderbevestiging of verkoopfactuur gebruikt worden. Daarnaast wordt er een afdruk gemaakt met alle facturen die in de aangifte zijn meegenomen.
Indien er problemen met e-mailen zijn dan wordt dit in een pop-up gemeld.
Het bestand is wel opgeslagen.
Het CSV-bestand wordt ook opgeslagen in de map c:\programdata\tsd\wintreedata (ook wel als W-schijf op de computer beschikbaar) met de naam RB<<referentie>>.CSV. Dit bestand kan ook altijd per gewone mail verstuurd worden. Let op met het openen van het bestand. Pas geen gegevens in het bestand aan, het kan de opbouw van het bestand veranderen waardoor het niet meer door de RvdB te verwerken is.
Een voorbeeld van een bestand
Refnr;Jaar;Maand;Land;Landcode;Valuta;Product;Aantal;Eenheid;Waarde
34377;2017;03;La France;FR;EUR;Boomkwekerij artikelen;3000;stuks;2670,00
34377;2017;03;Die Schweiz;CH;EUR;Boomkwekerij artikelen;6575;stuks;4217,75