Het is belangrijk dat gegevens die in WinTree ingevoerd zijn bij calamiteiten zoveel mogelijk bewaard blijven. Daarvoor is het belangrijk om regelmatig de databases, waarin WinTree deze gegevens opslaat, veilig te stellen. Om het veiligstellen van de databases eenvoudiger te maken is sinds de versie 8703.05 de procedure om veiligheidskopieën te maken aangepast.
 |
Reservekopie maken van WinTree is grondig gewijzigd: Meer zekerheid kost meer ruimte!
|
De verbeterde procedure voor het maken van de veiligheidskopie zal ervoor zorgen dat ieder uur (interval kan ingesteld worden) de laatste wijzigingen ingevoerd in WinTree in een bestand worden opslagen. Daarnaast wordt, waar nodig, dagelijks een volledige kopie van de databases gemaakt, aangevuld met de bestanden met wijzigingen die ieder uur gemaakt zijn . Dit proces gebeurt op de achtergrond en zal nauwelijks merkbaar zijn. Hiermee wordt het mogelijk dat bij een ernstige calamiteit waarbij de WinTree-database beschadigd is geraakt, alle ingevoerde gegevens tot minimaal één uur terug, door TSD kunnen worden terug gezet. Dit geldt niet voor crashes van de harde schijf want dan zijn de gekopieerde bestanden van WinTree veelal ook verdwenen. De procedure kan alleen kopiëren naar lokale harde schijven, niet naar netwerkschijven.
Standaardinstellingen
De procedure voor het veilig stellen van de WinTree-bestanden heeft een aantal standaard instellingen. Deze instellingen kunnen eventueel aangepast kunnen worden, zie onderstaande paragraaf met de beschrijving hoe deze instellingen aan te passen.
De volgende standaard instellingen worden door de procedure gebruikt:
- Dagelijks worden alle databases (opgeslagen in de map ..\serverdata\database) waarin de afgelopen 24 uur gewerkt is, gekopieerd
- Deze dagelijkse veiligheidskopie wordt om 20:00 uitgevoerd.
- Deze dagelijkse veiligheidskopie slaat alle databases op in de map wintree_copy. Deze map staat op de harde schijf waar ook WinTree geïnstalleerd is.
- In deze map wordt voor iedere database die gekopieerd wordt een aparte map met de naam van de database gemaakt.
- Naast de dagelijkse, grotere, veiligheidskopie wordt ook eenmaal per uur de laatste wijzigingen ingevoerd in WinTree in een bestand opgeslagen.
- Deze wijzigingsbestanden worden alleen aangemaakt als er ook daadwerkelijk in WinTree gewerkt wordt.
- Deze wijzigingsbestanden worden in een aparte map Serverdata opgeslagen in de map ..\WinTree_copy<<databasenaam>>.
- Deze wijzigingsbestanden worden na het uitvoeren van de dagelijkse kopie verwijderd en begint het aanleggen van de log-bestanden met de ingestelde interval opnieuw.
- Bij het starten van Wintree wordt er gecontroleerd of er een actuele kopie beschikbaar is van de betreffende database.
- Is er geen kopie van de database, dan wordt deze alsnog gemaakt.
- Is de betreffende database kopie ouder dan 24 uur en is in de tussentijd gewerkt in de betreffende database, dan wordt er weer een volledige nieuwe database kopie gemaakt. - Bij het starten van de hoofd pc of server wordt er gecontroleerd of er een actuele kopie beschikbaar is van alle databases.
- Is een database kopie ouder dan 24 uur en is in de tussentijd gewerkt in de betreffende database, dan maakt Wintree automatisch weer een volledige nieuwe database kopie.
- Wanneer bij het starten van de hoofd pc of server er van één database geen kopie is, dan wordt deze alsnog gemaakt.
Deze standaardinstellingen, alsmede de status van het kopiëren zijn in te zien in het menu Bestand -> Veiligheidskopie.
Bestand -> Veiligheidskopie
Via het menu Bestand -> Veiligheidskopie wordt een scherm getoond waarin aanpassingen in de opgeslagen instellingen gemaakt kunnen worden.
In het bovenste deel van het menu wordt beschreven welke mappen er in de algemene back-up van de gehele computer of server meegenomen moeten worden om alle gegevens van Wintree veilig te stellen.
|
Naast de map waarin de dagelijkse back-up en de log-bestanden worden weggeschreven (standaard is dit C:\winTree_copy) moet ook de map ..\wintreedata in zijn geheel met de algemene back-up meegenomen worden. Deze map bevat onder andere de user reports, bedrijfslogo's en andere informatie die volledig herstellen van WinTree in geval van calamiteiten mogelijk maakt. |
Lees de paragraaf 'Handmatig kopie' hoe eenvoudig een kopie van de WinTree-gegevens gemaakt kan worden. Deze button is alleen bij een serverinstallatie van WinTree beschikbaar.
In het middelste deel van het scherm, "Laatste status", wordt de status van de veiligheidskopie procedure van Wintree getoond. Deze status zegt dus niets over de status van de algemene back-up van de computer of server. Daar wordt andere software en dus ook andere signaleringssystemen voor gebruikt. Wordt hier een groene cirkel met een wit vinkje getoond dan verloopt de veiligheidskopie procedure van WinTree goed. Wordt hier een oranje cirkel met een wit uitroepteken getoond dan zijn er problemen. Zie onderstaande paragraaf 'Foutcodes' voor meer informatie over de mogelijke problemen met de veiligheidskopie procedure.
Klik op [Details] om meer gegevens over de laatste status te kunnen inzien.
In het onderste deel van het scherm, "Instellingen", zijn de drie standaard instellingen voor het veiligstellen van de WinTree gegevens zichtbaar. Lees de paragraaf 'Aangepaste instellingen' hoe deze instellingen eventueel aan te passen zijn.
Aangepaste instellingen
Het kan noodzakelijk zijn om de standaard instellingen voor het veiligstellen van de WinTree-gegevens aan te passen. Deze aanpassingen kunnen worden gedaan in het onderste deel van het scherm 'Veiligheidskopie'.
De volgende instellingen kunnen worden aangepast:
| Locatie van de back-up bestanden | Gebruik [Bladeren..] om een andere map op de server te selecteren. Hou rekening met de beschikbare ruimte op de geselecteerde schijf. Wordt WinTree gebruikt op één computer dan is [Bladeren..] niet beschikbaar en moet een aangepaste locatie als volledig pad ingevoerd worden. |
| Tijdstip voor de dagelijkse back-up | Voer hier een andere tijd in. Houdt er rekening mee dat tussen het maken van de dagelijkse back-up van Wintree en de algemene back-up van de computer of server voldoende tijd zit om alle back-ups van WinTree te kunnen afronden. Onder normale omstandigheden zal het kopiëren van de bestanden binnen 10 minuten klaar zijn. |
| Interval voor aanleggen log-bestand | Selecteer met de dropdownlijst een van de vier opties. |
|
Wijzigingen in de instellingen moet met behulp van [Opslaan] opgeslagen worden. |
Bij een aantal bedrijven werd twee of meerdere malen per dag een kopie van de Wintree database gemaakt. Het is met de verbeterde back-up procedure van WinTree niet meer mogelijk om de grote back-up meerdere keren per dag uit te voeren, maar dit is ook niet nodig omdat met de intervalinstelling de log-bestanden worden aangemaakt. Met behulp van de laatste grote kopie van de database en deze log-bestanden kan door TSD altijd, tot en met het laatst aangemaakt log-bestand de database hersteld worden. Bij een interval van één uur gaat dan slechts het werk van maximaal een uur verloren.
|
Werkzaamheden voor het terugzetten van back-ups en log-bestanden vallen niet onder de standaard voorwaarden van een supportcontract. Deze werkzaamheden zullen altijd doorberekend worden. |
Handmatige kopie
Deze button is alleen bij een serverinstallatie van WinTree beschikbaar. Met behulp van deze knop kan op ieder gewenst moment een kopie van alle beschikbare databases en de volledige WinTreedata-map gemaakt worden. Het is hierbij niet mogelijk om één specifieke database te selecteren en alleen deze te kopiëren. Alle databases worden gekopieerd, let er dus op dat de locatie waar de kopie op weg geschreven wordt (bijvoorbeeld een USB-stick of een externe harde schijf) voldoende opslag capaciteit bevat.
Klik op [handmatige kopie].
In de pop-up kan met [Bladeren...] de gewenste locatie voor de back-up geselecteerd worden. De locatie moet hier geselecteerd worden. Als er geen locatie geselecteerd wordt, dan zal er geen handmatige kopie gemaakt worden. Klik op [Start kopie] om de back-up te starten. Omdat alle databases en de WinTreedata-map gekopieerd worden kan het maken van de kopie geruime tijd duren. Gedurende deze tijd kan NIET in WinTree op de server gewerkt worden, maar kunnen de gebruikers op de werkstations gewoon verder werken.
Foutcodes
Tijdens het maken van de kopieën vinden diverse controles plaats. Wordt de procedure voor het maken van de veiligheidskopie zonder problemen afgerond dan is de status 'Veiligheidskopie geslaagd' en wordt de groene cirkel met het wit vinkje getoond. Er kunnen zich echter ook omstandigheden voordoen waarbij de procedure niet probleemloos verloopt. De beheerder van WinTree zal hier dan bij het opstarten van WinTree een melding over krijgen. Tevens wordt in het menu dan een oranje cirkel met een wit uitroepteken getoond. Daarbij wordt dan een van de volgende foutcodes getoond.
| Foutcode | Omschrijving | Mogelijke oplossing |
| -9 | Er is een onbekende fout opgetreden. | TSD zal dit verder onderzoeken |
| -8 | Deze melding wordt getoond als bij het maken van de back-up geconstateerd is dat het zip-bestand ouder is dan 3 dagen. Dit kan veroorzaakt worden doordat de computer een aantal dagen niet heeft aangestaan. | TSD zal dit verder onderzoeken |
| -7 | Deze melding wordt getoond als er onvoldoende schijfruimte is op de schijf waar de back-up gemaakt moet worden. | Vergroot de beschikbare schijfruimte of pas de map voor de kopie aan. |
| -6 | Deze melding wordt getoond indien er tijdens het maken van het zip-bestand een probleem met inpakken heeft voorgedaan. | TSD zal dit verder onderzoeken |
| -5 | Deze melding wordt getoond als er onvoldoende schijfruimte is om de dagelijkse back-up op te slaan maar de log-bestanden kunnen nog wel aangelegd worden. | Vergroot de beschikbare schijfruimte of pas de map voor de kopie aan. |
| -1 | Deze melding wordt getoond als door een onbekende oorzaak de back-up niet gelukt is | Wacht de volgende dagelijkse kopieeractie af, meestal gaat het dan wel goed. |
| 2 | Deze melding wordt getoond als bijvoorbeeld de computer uitgezet wordt terwijl de back-up nog niet afgerond was. | Houdt bij het afsluiten van de computer rekening met de lopende back-up. |
Bij foutcode -9, -8 en -6 wordt automatisch een bericht naar de support van TSD gestuurd zodat een van de support-medewerkers naar de reden van deze fout kan kijken.
In de nabije toekomst zal er ook een optie beschikbaar komen waarmee bij fouten een e-mail naar een zelf in te stellen e-mailadres verstuurd kan worden.