Het beheren van documenten was in het verleden vaak een kwestie van printen en goed archiveren. Tegenwoordig worden steeds meer documenten direct per e-mail verstuurd, maar ook klanten en leveranciers sturen documentatie digitaal. De behoefte aan een goed systeem om al deze documenten digitaal te kunnen archiveren en waarin het makkelijk is om documenten terug te vinden, groeit dan ook.
Veelal zijn programma’s die deze behoefte opvullen prijzig en daarbij zijn deze systemen niet makkelijk te koppelen aan WinTree. Om deze redenen heeft TSD een Archief systeem ontwikkeld. Dit programma voldoet in de basis aan de wensen met het oog op archivering en zoekmogelijkheden en is dan ook volledig gratis voor alle WinTree gebruikers die reeds gebruik maken van de module Communicatie manager (gebruikt voor het versturen van faxen vanuit WinTree).
De belangrijkste kenmerken van dit Archief systeem zijn:
- Documenten kunnen automatisch worden opgeslagen na printen, faxen of e-mailen. Er zijn geen extra handelingen nodig!
- Verzonden documenten zijn terug te zoeken op diverse kenmerken zoals; medewerker of klant, maar
ook op offerte- of verkoopordernummer.
- Documenten zijn handmatig te koppelen aan klanten, offertes en verkooporders.
- Gearchiveerde documenten zijn eenvoudig opnieuw af te drukken en opnieuw te e-mailen.
Systeemeisen
Voor het gebruik van Archief moet WinTree aan de volgende systeemeisen voldoen:
- De WinTree versie 8439 (november 2014) of hoger moet op de computer /server geïnstalleerd zijn.
- Module 95, Communicatie Manager, moet geactiveerd zijn.
- Parameter 1979, gebruik Outputprocessor, moet aan staan (waarde = 1)
- Alleen documenten die gebruikmaken van de WinTree reportgenerator Fast Reports kunnen in Archief opgeslagen worden.
- Alleen PDF documenten *) kunnen handmatig aan Archief toegevoegd worden.
- Archief is onderdeel van de TSD WinTree Agent.
*) Het maken van PDF documenten kan op verschillende manieren. In Microsoft Office 2010 (of hoger) is een ‘Opslaan als’ –functie beschikbaar waarbij een document (Word of Excel) direct als PDF opgeslagen kan worden. E-mails en andere documenten kunnen ook als PDF opgeslagen worden door deze ‘af te drukken’ naar een PDF-printer. Op internet zijn verschillende gratis PDF-printers te downloaden. Overleg met de hardware beheerder welke PDF-printer het beste bij de hardware en wensen past.
 |
WinTree Archief slaat ieder gearchiveerd document als PDF-bestand op. De gemiddelde grootte van een PDF-bestand zal ongeveer 60-70 kb zijn. Na verloop van tijd kan de hoeveelheid opgeslagen data van het archief dan ook behoorlijk groeien. Houd er rekening mee dat hiervoor beschikbare ruimte op de server of computer aanwezig moet zijn. Deze bestanden dienen meegenomen te worden in de back-up. Mogelijk moet voor het maken van back-ups extra opslagruimte aangeschaft worden. |
Instellen WinTree
De documenten gemaakt in WinTree, die opgeslagen moeten worden in het Archief moeten in WinTree ingesteld worden.
Open hiervoor het menu Bestand -> Instellingen -> tabblad Lijsten. Selecteer het document welke gearchiveerd moet worden. Rechts achter het document is een checkbox in de kolom “Archief?” beschikbaar. Plaats hier een vinkje als het document gearchiveerd moet worden.
|
Alleen documenten die gebruikmaken van de WinTree report generator Fast Reports kunnen in Archief opgeslagen worden. Deze documenten zijn in de kolom Fastreport ingesteld op Client of Server. Staat een document in deze kolom op Auto of Nee dan kan de checkbox wel aangevinkt worden maar wordt het document NIET in het Archief opgeslagen. |
TSD Output Monitor
WinTree Archief is een onderdeel van de TSD Output monitor. Deze Output monitor moet apart door TSD op de computer of server geïnstalleerd worden.
Als de Output monitor geïnstalleerd is, is op het bureaublad een nieuw icoon 
beschikbaar.
De TSD Output Monitor kan door middel van dit icoon gestart worden. Het programma wordt hierna niet direct geopend maar in de taakbalk, naast de klok rechts onder, wordt een extra icoon getoond.
Klik met de rechter muisknop op dit icoon. Er zal een pop-up geopend worden. 
Close : hiermee wordt het programma helemaal gesloten. Via de grote icoon op het bureaublad kan het programma dan weer geactiveerd worden.
Restore: hiermee wordt het programma ‘geopend’. Indien het geopende programma met behulp van het minimaliseer-teken, is verkleind kan het met deze optie weer gemaximaliseerd worden. Het programma kan ook geopend worden door te dubbelklikken op dit icoon.
Op stand alone (1 WinTree gebruiker) en client-werkstation (WinTree wordt gebruikt in een netwerk) moet het programma iedere keer na het afsluiten van Windows weer geopend worden met de grote icoon én het kleine icoon. Wordt het programma op een Terminal server gebruikt dan kan het programma via het kleine icoon in de taakbalk, na openen van een sessie, geopend worden.
Eerste keer openenWordt de TSD Output Monitor voor de eerste keer geopend dan zal een aanmeldscherm geopend worden.
Selecteer in dit scherm de juiste database, voer de gebruikers ID (= korte naam van de medewerker) en het daarbij behorende wachtwoord. Klik op [OK] om door te gaan of op [Annuleren] om het aanmeldscherm te sluiten.
Archief
Het geopende Archief-scherm bestaat uit een aantal deelschermen. In onderstaande afbeelding zijn deze deelschermen voorzien van een letter waarin verder in deze handleiding naar verwezen wordt. Deze letters zijn natuurlijk in het programma zelf niet aanwezig.
A: In de kop van het scherm zijn twee menu’s beschikbaar.
- Aanmelden: Hiermee kan het aanmeldscherm geopend worden en een andere database gekozen worden. De koppeling tussen de documenten in Archief en WinTree is database afhankelijk.
- TSD Service: dit menu zal gebruikt worden door medewerkers van TSD bij het beheren van het programma.
B: De gearchiveerde documenten worden automatisch gegroepeerd in een groep Uitgaand en Inkomend. De groep Uitgaand is verder onderverdeeld in Document-type, subgroepen Verkoop, Inkoop en Overig. Deze twee subgroepen zijn ook weer verder onderverdeeld. WinTree zal bij het archiveren automatisch de documenten in een van deze subgroepen plaatsen. Dit is niet verder instelbaar.
Door op een subgroep te klikken worden alleen de documenten in die groep , lijstvak F, getoond. Optie Alle documenten toont dus alle soorten beschikbare documenten in het lijstvak. De groep Uitgaand is niet verder onder te verdelen.
C: Met behulp van deze button kunnen handmatig documenten in het Archief geplaatst worden. Zie de beschrijving in hoofdstuk "Document toevoegen".
D: Hier worden alle medewerkers ingevoerd in WinTree getoond. Door op een medewerker te klikken worden alleen de documenten getoond (lijstvak F) getoond die door de medewerker zijn gearchiveerd.
Het linker deel van het scherm (vak B, C en D) kunnen met behulp van 
verborgen worden. Het lijstvak F en het voorbeeld (vak E) hebben dan meer ruimte om gegevens te tonen. Het linker deel kan weer getoond worden door op 
te klikken. Wordt het programma met een verborgen linker deel gesloten dan zal dit deel ook verborgen zijn als het programma weer geopend wordt.
E: dit is het voorbeeld van het document wat in het lijstvak (F) geselecteerd is. Boven het voorbeeld zijn een aantal buttons en invoervelden beschikbaar waarmee de weergave van het voorbeeld aangepast kan worden.
Bestaat een document uit meerdere pagina’s dan kan met de groene pijltjes vooruit en achteruit gebladerd worden. Vul bij 'Go to page' een pagina nummer in om meteen naar de pagina te gaan.
Gebruik de vergrootglas – en + om het voorbeeld groter of kleiner te maken.
Gebruik de blauwe pijlen om het voorbeeld te kantelen.
De dropdownlijst heeft de optie 'Fit to screen' waardoor de gehele pagina in zijn geheel in het voorbeeld getoond wordt. 'Fit to width' (is de default als het programma geopend wordt) toont de pagina zo breed mogelijk.
met behulp van dit knopje kan het document afgedrukt worden. In de pop-up kan de juiste printer geselecteerd worden.
met behulp van dit knopje kan het document per e-mail verzonden worden. Het document zal als PDF-bijlage aan de e-mail gekoppeld worden.
In een pop-upscherm wordt een nieuw berichtenscherm getoond. Het afzender e-mailadres is het standaard afzender adres wat ook bij het e-mailen vanuit WinTree wordt gebruikt (waarde parameter 1244). Natuurlijk kan dit adres nog aangepast worden.
Het 'Aan'-adres wordt uit de documentgegevens gehaald. Dit en het 'CC'-adres kunnen ook aangepast worden. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen, gescheiden door een ; in 'Aan' of 'CC' te zetten. Het is niet mogelijk om via een zoekfunctie e-mailadressen uit WinTree te selecteren.
Het onderwerp is het documenttype + het documentnummer. Deze omschrijving is aan te passen. Het bericht is helemaal leeg. Hier kan het bericht voor de ontvanger ingevoerd worden. Omdat deze e-mail niet via Outlook verstuurd wordt, net als de andere WinTree e-mails worden hier de SMTP instellingen uit WinTree voor gebruikt, komt er in het bericht geen automatisch handtekening te staan. Het is ook niet mogelijk om in het bericht afbeeldingen op te nemen. Het bericht is uitsluitend 'platte' tekst.
Klik op [verzenden] om het bericht met de bijlage alsnog te versturen. Het verstuurde bericht wordt niet opnieuw in WinTree Archief gearchiveerd. Er zal wel een BCC van het bericht worden verstuurd waarbij dezelfde instellingen als voor de BCC van gewone e-mails vanuit WinTree, worden gebruikt.
Links onder, dus net boven het lijstvak F is een klein zoekscherm. Voer hier een tekst of nummer in en dan zal de tekst in het voorbeeld van het document gekleurd worden. Op dit manier kan snel in een lijst met planten en bepaalde plant geselecteerd worden. Klik op 
om het zoeken in het document te starten.
Met 
kan eventueel verder gezocht worden. Let op dat uitsluitend in de pagina die in het voorbeeld getoond wordt, wordt gezocht. Bestaat een document uit meerdere pagina’s dan zal niet vanzelf in een tweede of derde pagina gezocht worden.
F: in dit lijstvak staan de laatste 500 gearchiveerde documenten, gesorteerd op volgnummer van archiveren. Onderaan dit lijstvak is een invoerveld. Hier kan tekst of cijfers ingevoerd worden waarmee de getoonde lijst direct gefilterd wordt. Dus hoe meer tekst of cijfers ingevoerd worden hoe kliener de lijst wordt. Er zal nooit meer als 500 regels in het lijstvak getoond worden. Moet een document in het verleden opgezocht worden dan zal dit met een goede filter moeten gebeuren. De ingevoerde tekst of cijfers filteren op alle informatie getoond in het lijstvak. Alle kolommen worden daarbij gebruikt.
Document toevoegen
Behalve het automatisch archiveren van documenten, gemaakt in WinTree kan in het WinTree Archief ook handmatig documenten worden gearchiveerd. Alleen PDF documenten kunnen aan het Archief toegevoegd worden.
Klik op [Document toevoegen], letter C in de grote overzichtafbeelding.
Klik op [Selecteer bestand]
Er wordt een Windows Verkenner-scherm geopend, in de Mijn documenten-map van de aangemelde Windows-gebruiker. Zoek het juiste PDF-bestand op en klik op [Openen]. Direct wordt in het voorbeeld het geselecteerde document getoond.
Klik op [Volgende >]
Voor in het invoerveld een deel van de firmanaam, het adres of de plaats in. In het lijstvak worden alle relaties uit WinTree getoond die voldoen aan de ingevoerde tekst. Hoe meer ingevoerd wordt, hoe minder relaties er in het lijstvak getoond worden. Er zal pas gezocht worden als na het invoeren van de tekst op <<Tab>> geklikt wordt.
Voorbeeld van het resultaat bij zoeken op de jong (zoeken is niet hoofdletterafhankelijk)
Een voorbeeld waarbij de jong aangevuld is met boskoop
Selecteer de juiste relatie en klik op [volgende >].
Voer een onderwerp in voor het opslagen document, bijvoorbeeld Inkoopfactuur 89723
Voer bij documentnummer een ordernummer of inkoopfactuurnummer zoals dit in WinTree gebruikt wordt. Hierdoor is later eenvoudiger het document in het archief op te zoeken.
Klik op [volgende >] om door te gaan.
Met [< vorige] kan een stap terug gegaan worden in de wizard.
Met [Annuleren] wordt de wizard gesloten.
Het laatste scherm van de wizard toont een overzicht waarmee het document gearchiveerd wordt.
Het document wordt nu gearchiveerd. Documenten die op deze wijze gearchiveerd worden zijn niet direct vanuit WinTree oproepbaar. Alleen via het Archief kan zo’n document weer opgezocht en geopend worden.