Contactsoorten worden gebruikt bij het boeken van correspondentie, activiteiten en agendapunten.
Bij het boeken van een item in de agenda moet altijd een contactsoort gekozen worden. In het archief van de relatie vind je de contactsoorten ook terug. Zo kan eenvoudig gefilterd worden op bepaalde contactsoorten.
Er kan een bepaalde medewerker gekoppeld worden aan een contactsoort en er kan worden aangegeven of dit soort contact dient te worden opgenomen in de bedrijfsagenda (m.b.v. vinkje plaatsen) zodat relevante informatie voor een ieder beschikbaar is in de bedrijfsagenda.
Een vervolgactie die bij een contactsoort is aangevinkt houdt in dat als de contactsoort gebruikt wordt, er automatisch een pop-up scherm verschijnt met een agenda item met een agenderingsdatum die x-aantal dagen verder ligt dan de datum van invoer van het item.
Zo kan bijvoorbeeld bij boeken van een verzonden e-mail een agenda item worden ingevoerd, een week na verzenden dat nog even moet worden nagebeld.
Kennisgeving via e-mail zorgt er voor dat betrokkenen op de hoogte worden gesteld indien ze zijn ingevoerd als betrokkene bij een item.
Stel een afspraak wordt gepland, een klant komt op bezoek. Het item wordt gepland over een week. Een aantal medewerkers moet bij het bezoek aanwezig zijn en ze worden als betrokkenen toegevoegd. Alle betrokken krijgen een e-mail met de omschrijving zodat ze weten dat de afspraak gepland is.
'Synchroniseer met Outlook' zorgt ervoor dat indien de agenda wordt gesynchroniseerd, alle item waar het vinkje is aangezet zullen worden meegenomen.
'Achtergrondkleur' kan worden gebruikt om dit item met een specifieke kleur terug te laten komen in de agenda.