De module 'Fiattering inkoopfacturen' is een uitbreiding op WinTree Financiële Administratie in combinatie met WinTree Bedrijfsadministratie, Telebankieren en Autorisatie. Er zijn geen specifieke parameters die voor deze module ingesteld moeten worden.

De volgende stamgegevens moeten ingevoerd en ingesteld zijn voordat de inkoopfacturen daadwerkelijk gefiatteerd kunnen worden.

Medewerkers

Per medewerker dient aangegeven te worden of deze gemachtigd is tot fiatteren en dat het menu om te fiatteren mag worden geopend. De medewerkers moeten ingesteld worden in WinTree Bedrijfsadministratie -> Stamgegevens -> Overig -> Medewerkers.

 

Selecteer de medewerker en klik op de checkbox 'Gemachtigd tot fiatteren:'. Deze checkbox staat op het eerste tabblad "Algemeen". Op het tabblad "Rechten" dient het menu Fiatteren inkoopfacturen aangevinkt te worden. Sluit het medewerkerscherm na het instellen.

 

Let op: de rechten mogen alleen door de beheerder van WinTree ingesteld worden.

Inkoopboeken

Bij het boeken van inkoopfacturen zal de medewerker aan de inkoopfactuur gekoppeld worden. Deze medewerker kan door middel van de dropdownlijst gewijzigd worden. Een van de gemachtigde medewerkers kan in deze lijst geselecteerd worden. Werkzaamheden voor het boeken van de inkoopfactuur zijn niet gewijzigd.

Voor het fiatteren van geboekte inkoopfacturen is een apart menu beschikbaar. Voordat een inkoopfactuur kan worden gefiatteerd, dient de inkoopfactuur via de dagafsluiting verwerkt te zijn.

Open het menu Boeken -> Fiatteren inkoopfacturen. De eerste keer dat dit scherm geopend wordt zal de vraag gesteld worden om alle, nog niet betaalde, inkoopfacturen te koppelen aan de medewerker die in WinTree is aangemeld. Hierdoor wordt voorkomen dat inkoopfacturen in WinTree aanwezig zijn die zonder fiattering op het betaaladvies terecht komen.

In het geopende scherm, tabblad "Te fiatteren", worden alle nog te fiatteren inkoopfacturen getoond van de medewerker. Wordt een inkoopfactuur in het lijstvak aangeklikt dan worden in het detailgedeelte van het scherm de gegevens van de inkoopfactuur getoond, een interne tekst kan aan de inkoopfactuur worden toegevoegd. Deze tekst is bij het maken van het betaaladvies zichtbaar.

Selecteer één of meerdere regels die gefiatteerd moeten worden en klik op [Fiatteren]. In het lijstvak wordt in de kolom 'Gefiatteerd door' de korte naam van de medewerker ingevoerd. Na het fiatteren blijft de gefiatteerde inkoopfactuur op het eerste tabblad zichtbaar. Open het tabblad "Gefiatteerd" en hier worden de gefiatteerde inkoopfacturen zichtbaar.

Standaard worden de gefiatteerde inkoopfacturen van de laatste maand getoond. Met behulp van [Fiattering opheffen] kan de fiattering van de factuur opgeheven worden. Nadat het tabblad "Gefiatteerd" geopend is, zullen de gefiatteerde inkoopfacturen niet meer zichtbaar zijn op het tabblad "Fiatteren".

Via het afdrukmenu kan een openstaande postenlijst crediteuren afgedrukt worden. Bij het afdrukken van dit document (nummer 141) kan een afdruk optie ingesteld worden om alleen gefiatteerde of ongefiatteerde posten of beide posten te tonen. Op de afdruk is niet zichtbaar of een post gefiatteerd is of niet.

Ook kan gebruik gemaakt worden van document 352, Openstaande posten per periode.

Via het menu Overzichten -> Crediteuren is bij 'Openstaande posten' wel zichtbaar of een post gefiatteerd is of niet. Dit is per post zichtbaar als tekst in de laatste kolom van de regel.

Bij het maken van een betaaladvies worden alleen de openstaande posten getoond die gefiatteerd zijn. Niet gefiatteerde inkoopfacturen worden nooit getoond op het betaaladvies.

Indien ook de module 106, Doorboeken inkoopfacturen actief is dan worden alle doorgeboekte inkoopfacturen in een inkoopboek geplaatst. Op basis van de instellingen van dit inkoopboek wordt de medewerker voor het fiatteren gekoppeld. De medewerker kan per doorgeboekte inkoopfactuur worden aangepast, vóór de dagafsluiting. Dit gebeurt op gelijke wijze als andere aanpassingen in de inkoopfactuur.