Opbouw van het boekhoudprogramma

De verschillende onderdelen van WinTree Financieel zijn volledig op elkaar afgestemd. De mutaties die in het ene onderdeel worden ingevoerd zullen automatisch worden verwerkt in de betreffende (sub)administratie. Als bijvoorbeeld een verkoopfactuur wordt aangemaakt met behulp van het onderdeel "Verkoopfactureren", dan wordt automatisch de betreffende debiteurenrekening bijgewerkt en worden tevens de boekingen op de grootboekrekening "Af te dragen BTW" vastgelegd.

Vaste bedrijfsgegevens

Het computerprogramma werkt met een hoeveelheid vaste gegevens. Dit zijn de "Stamgegevens" van een bedrijf. Met vaste gegevens worden de gegevens bedoeld die niet of bijna nooit veranderen. Denk bijvoorbeeld aan de adresgegevens van het bedrijf, de nummers en namen van de grootboekrekeningen, de adresgegevens van debiteuren en crediteuren etc. Deze vaste of stamgegevens worden bij de installatie en implementatie van het boekhoudprogramma ingevoerd in het "Stambestand". Telkens als deze gegevens door het programma worden gebruikt, worden ze uit het stambestand opgeroepen. In het menu is een aparte keuzemogelijkheid opgenomen voor het invoeren en onderhouden van de stamgegevens.

Maken van back-ups

Tijdens het werken met de computer kunnen zich storingen voordoen, als gevolg van het uitvallen van de stroom, het vastlopen van de harddisk van de computer of andere technische storingen. Het is dan mogelijk dat de in de bestanden opgeslagen gegevens zijn beschadigd. Om te voorkomen dat deze gegevens verloren gaan is het van belang regelmatig een kopie van alle bestanden te maken, een zgn. back-up. Belangrijk hierbij is, dat de back-up niet binnen het bedrijf wordt bewaard maar op een andere locatie of in een kluis. In geval van bijvoorbeeld brand- of waterschade is deze back-up niet beschadigd.

Maatregelen voor interne controle

Het is van belang om diverse controles toe te passen om een zo groot mogelijke zekerheid te verkrijgen dat de grootboekrekeningen en dus de overzichten een juist beeld geven van de financiële situatie.

De interne controles kunnen worden onderscheiden in twee groepen:

- Controles door de gebruiker

- Controles door het programma

Show Controles door de gebruiker

Een belangrijke controle op de volledigheid van de invoer is het maken van een zgn. "Voortelling". Stel 15 inkoopfacturen moeten worden ingevoerd. Om zekerheid te hebben dat geen factuur wordt vergeten/overgeslagen, zal degene die de facturen codeert een telling maken van de factuurbedragen vanaf de facturen. Nadat de invoer heeft plaatsgevonden wordt een invoermutatie verslag afgedrukt. De telling van dit verslag dient te kloppen met de voortelling van de facturen.

Show Controles door het programma

Hiertoe behoren o.a. de volgende controles:

- Boeken op niet bestaande grootboekrekeningen, is niet mogelijk.

- Per journaalpost wordt gecontroleerd of het totaal van de debetbedragen gelijk is aan het totaal van de creditbedragen.

- Boekingen in het grootboek worden automatisch verwerkt in een subadministratie.

- Tijdens het invullen van formulieren (bijv. een inkoopfactuur) wordt de gebruiker begeleid:

- Bestaat het klantnummer?

- Is de periode geopend?

- Zijn de BTW-bedragen samen met de basisbedragen gelijk aan het factuurbedrag?

- Controle op de doorlopende nummering van de boekstukken.

- Grootboekrekeningen of andere onderdelen van het grootboek mogen pas worden verwijderd als er geen mutaties in zijn verwerkt

- Van alle correcties die achteraf in de boekhouding worden verwerkt wordt automatisch een verslag afgedrukt.

Dagboeken

De te verwerken mutaties worden verzameld en gegroepeerd naar soort. Bijvoorbeeld alle kasmutaties, giromutaties, inkoopfacturen, verkoopfacturen etc. worden als groep ingevoerd. Op deze wijze ontstaan als een bijproduct tijdens de verwerking verschillende dagboeken. Zo vormen alle kasmutaties het dagboek "Kas", alle bankmutaties vormen samen het "Bankboek" enz. Het voordeel van het werken met dagboeken is, dat achteraf op de verrichte boekingen gemakkelijker controles kunnen plaatsvinden, terwijl ook een saldo controle bij het verwerken van kas-, bank- en giromutaties tijdens het boeken kunnen worden toegepast.

In het algemeen zijn de volgende dagboeken in gebruik: Kas, Bank, Giro, Inkopen, Verkopen, Memoriaal. In het laatst genoemde dagboek worden alle mutaties opgenomen die niet in een van de andere dagboeken thuishoren. Bijvoorbeeld correctieposten.