Vooral bij Cash & Carry bedrijven wordt veel gebruik gemaakt van automatische incasso opdrachten.
Telebankierpakketten hebben de mogelijkheid om incasso-opdrachten te maken voor debiteuren. De meeste telebankierpakketten bieden ook de mogelijkheid om degelijke bestanden te importeren.
WinTree Financiële Administratie heeft een functie waarmee het mogelijk wordt om, op basis van openstaande posten van debiteuren, een bestand aan te maken om incasso-opdrachten te exporteren naar een CLIEOP03-bestand. Dit CLIEOP03-bestand kan vervolgens in het telebankierpakket worden geïmporteerd.
De opbouw van het CLIEOP03-bestand is hierbij exact hetzelfde als het CLIEOP03-bestand dat gebruikt wordt voor het importeren van betaalopdrachten (crediteuren). Het enige verschil is dat voor incasso-opdrachten het CLIEOP03-bestand is voorzien van de extensie I. CLIEOP03-bestanden voor betaalopdrachten hebben de extensie D.
Modules en parameters
De exportfunctie is een uitbreiding op de WinTree module 104, Telebankieren. Daarnaast moet ook parameter 1441 worden geactiveerd.
Deze parameter kan door TSD op de juiste waarde gezet worden.
Klantgegevens
Per klant moet worden ingesteld of verkoopfacturen via incasso-opdrachten geïncasseerd kunnen worden. Hiervoor is op het tabblad "Klanten" (menu Onderhouden -> Relaties) een checkbox 'Automatische incasso' aanwezig.
Behalve het aanvinken van de checkbox, dienen ook de bankgegevens van de klant ingevoerd te worden. Zonder deze gegevens kan de incasso-opdracht niet door WinTree gemaakt worden.
Instellingen
In de instellingen (menu Bestand -> Instellingen) is een tabblad "Incasso" aanwezig. Dit tabblad heeft dezelfde instelmogelijkheden als het tabblad "Telebankieren". Voor de incasso-opdrachten moeten het pad (voor opslaan van het CLIEOP03-bestand), het te gebruiken dagboek en de grootboekrekening ingesteld worden. Gebruik voor betalingen onderweg een andere grootboekrekening als voor de betaalopdrachten van inkoopfacturen.
Tevens kan de checkbox "Betalingen verwerken" worden aangevinkt. Hierdoor zal na het maken van de incasso-opdracht direct de openstaande post(en) worden afgeboekt. Het totaal bedrag van de incasso-opdracht wordt dan op de grootboekrekening geboekt die geselecteerd is in de dropdownlijst "Betalingen onderweg".
Het Klant-kenmerk zal niet gebruikt worden. Dit veld wordt gevuld met factuurnummer uit WinTree Financiële Administratie. Ook het Eigen kenmerk wordt met dit factuurnummer gevuld.
 |
Let er op dat de eigen bankgegevens ook ingevuld zijn en dat het pad eindigt met een "/". |
Verkoopfacturen
In het verkoopboek is een checkbox 'Automatische incasso' aanwezig. Bij het verwerken van verkoopfacturen vanuit WinTree Bedrijfsadministratie worden de verkoopfacturen in het verkoopboek aangevinkt als 'Incasso' als dit bij de klant is ingesteld. Deze checkbox wordt ook automatisch aangevinkt als er handmatig verkoopfacturen in het verkoopboek worden geboekt.
Het vinkje in checkbox kan ook handmatig aan- en uitgevinkt worden. Ook verkoopfacturen voor klanten die standaard niet zijn aangevinkt voor incasso, kunnen in het verkoopboek worden aangevinkt.