Bij het gebruik van de WinTree module Cash & Carry (modulenummer 17) is het mogelijk om de verkooporders te boeken door middel van het scannen van barcodes. De gescande barcodes worden na inlezen in WinTree omgezet in verkoopregels en kunnen vanuit WinTree verder verwerkt worden. Voor het scannen van de barcodes zijn drie typen scanners beschikbaar:
| Batchscanner |
Een batchscanner wordt draadloos gebruikt. De barcodes worden met de scanner gescand. Hierna moet de scanner in een cradle geplaatst worden en vervolgens wordt de data van de scanner overgezet naar de computer. Na het overzetten worden de gegevens in WinTree opgehaald en in het kassascherm afgehandeld. |
| Keyboard scanner | De keyboard scanner is rechtstreeks viaeen flexibele kabel verbonden met de computer waarop WinTree gebruikt wordt. De gescande barcodes worden in het kassascherm in een invoerveld gezet, waarbij deze barcode direct omgezet wordt naar het juiste artikel in WinTree. Na het scannen van alle barcodes wordt de verkooporder verder afgehandeld. Voordeel van deze scanner is dat de gescande gegevens direct in WinTree staan. Het nadeel van deze scanner is dat het bereik beperkt is tot de lengte van de kabel en de computer is altijd tijdens het scannen bezet. |
| PDA met wedge scan functie | De PDA wordt draadloos gebruikt. In tegenstelling tot de batchscanner worden de gescande gegevens vanuit de PDA direct opgeslagen in de database van WinTree. Direct na het scannen van een verkoop kunnen de gegevens in het kassascherm opgehaald en afgewerkt worden. Deze scanner heeft de voordelen van een batchscanner maar kan naast het scannen van verkooporders meer gegevens uit WinTree tonen. De mogelijkheden de verkoopapplicaties op de PDA zijn veel uitgebreider dan de mogelijkheden van de batchscanner. Het nadeel van deze scanner is de hogere aanschafprijs van zowel de PDA als het benodigde draadloze netwerk. |
 |
Deze applicatie vereist specifieke hardware eisen en het netwerk moet ook voldoen aan bepaalde eisen. Lees hiervoor de paragraaf Hardware. Een goede inventarisatie van het netwerk en de noodzakelijke draadloze netwerkverbinding is erg belangrijk. |
Hardware
Scanner
De voorraadmutatie applicatie is gemaakt om te worden gebruikt op een PDA welke voorzien is van een barcode scanner met wedge scanning functie (*). Daarnaast moet de PDA voorzien zijn van het besturingssysteem Windows Mobile of Windows CE. Uiteraard moet de PDA ook de mogelijkheid hebben om via een draadloos netwerk te communiceren.
(*) De PDA's die door TSD geleverd worden (Symbol/Motorola) zijn altijd voorzien van deze functie.
Draadloos netwerk
De verkoop applicatie op de PDA moet een directe verbinding hebben met de WinTree database. Hiervoor is een goed werkende draadloze netwerkverbinding nodig. Deze draadloze netwerkverbinding moet dekking geven op alle locaties waar de voorraad met behulp van de PDA gemuteerd moet kunnen worden. Dit moet de eigen beveiligde draadloze netwerkverbinding zijn. Een niet-beveiligd draadloos netwerk van buren kan hiervoor niet gebruikt worden. Let daarbij ook op externe storende factoren zoals gebouwen, kassen, laad/losplaatsen en hoge bomen.
Neem contact op met TSD of de lokale hardware leverancier voor een goed advies over de aanleg en inrichting van het draadloos netwerk.
WinTree eisen
De verkoop mutatie applicatie wordt gebruikt voor het boeken van verkooporders welke verwerkt worden via het Cash & Carry programma. Met de applicatie kunnen ook offertes geboekt worden. De modulesamenstelling van WinTree moet dan ook minimaal WinTree Basis PLUS zijn met de uitbreidingsmodules Offertes (modulenummer 60) en Cash & Carry (modulenummer 17). De module Caah & Carry zal meestal in combinatie met met een uitgebreide handelsmodule samenstelling gebruikt worden, waardoor alle benodigde modules aanwezig zijn.
In verband met de veiligheid moet ook de WinTree module Autorisatie (modulenummer 94) geactiveerd zijn. Er moet minimaal één medewerker in WinTree ingevoerd zijn. TSD adviseert om de medewerker te voorzien van een wachtwoord.
In theorie is het mogelijk om WinTree met de modules Offertes en Cash & Carry op een stand alone computer te gebruiken en met behulp van een scanner de voorraad te muteren. In de praktijk zal WinTree meestal in een netwerk met een 'echte' server draaien en moet de draadloze netwerkverbinding verbonden zijn met deze server.
De WinTree versie 8137.18 moet geïnstalleerd zijn om met de verkoopapplicatie te kunnen werken.
WinTree Instellingen
Voor de juiste werking van de PDA Verkoopapplicatie met WinTree zijn de volgende instellingen in WinTree noodzakelijk:
- Medewerkers: de medewerker die zich aanmeldt op de PDA moet in WinTree aanwezig zijn. Deze medewerker heeft rechten nodig om offertes en verkooporders te boeken. Voorzie de medewerker ook van een wachtwoord om ongeoorloofd gebruik van de verkoopapplicatie te voorkomen.
- Proces stadia: de verkooporders en offertes die geboekt worden op de PDA krijgen automatisch een stadium toegekend. De volgende twee stadia moeten hiervoor in WinTree aanwezig zijn: Scanorders Openstaand en Scanorders Gesloten. Deze stadia moeten in de stamgegevens van WinTree worden ingevoerd.
- Klanten: voor het boeken van de verkooporders en offertes op de PDA worden de klanten uit WinTree gebruikt. Wanneer ook verkopen aan particulieren plaatsvinden dan moet hiervoor een aparte PDA-Particulier klant worden aangemaakt. Stel deze klant op dezelfde wijze in als de klant die als voorkeur-klant in het Cash & Carry scherm gebruikt wordt. Het gebruik van de aparte PDA-Particulier voorkomt conflicten tijdens het verwerken.
- Eigenschappen Cash & Carryscherm: in de eigenschappen van het Cash & Carryscherm moet ingesteld worden welke proces stadia voor de geopende en gesloten verkooporders/offertes gebruikt moeten worden. De geselecteerde stadia worden respectievelijk opgeslagen in de parameters 1515 (geopende verkooporders/offertes) en 1516 (gesloten verkooporders/offertes). De eigenschappen van het Cash & Carryscherm moeten door de administrator van WinTree aangepast worden. TSD kan assisteren met het op de juiste wijze instellen van deze eigenschap.
- Button in Cash & Carryscherm: voor het ophalen van de geparkeerde verkooporders moet een button aan het Cash & Carryscherm toegevoegd worden. Neem contact op met TSD voor het, op de juiste wijze, toevoegen van deze button.
PDA_order
Na de installatie van de applicatie op de scanner, is bovenstaand icoon beschikbaar op het bureaublad van de PDA. Klik op dit icoon om de verkoopapplicatie te openen.
Aanmelden
Na het opstarten van de applicatie moet een, in WinTree ingevoerde, logincode en wachtwoord ingevoerd worden. De medewerker heeft rechten nodig om verkooporders te mogen boeken.
Instellingen
De eerste keer dat de applicatie opgestart wordt, zal het instellingenscherm openen. Deze gegevens zullen bij de installatie door TSD (wellicht) al ingevuld zijn.
De volgende gegevens kunnen in het geopende scherm ingesteld worden:
| Database | Voer hier de naam van de WinTree database in. |
| Server | Voer hier de naam van de databaseserver in. Dit is meestal winsys (bij een serverinstallatie) of systeem (bij het gebruik van WinTree op een stand alone computer). |
| DSN | Voer hier de naam van de DSN-file in (waar de database instellingen in worden opgeslagen). Gebruik hiervoor dezelfde naam als die van de database. |
| IP-adres Host | Voer hier het IP-nummer in van de server waar de WinTree database op draait. |
| Meldingen sluiten na | Hiermee kan ingesteld worden na hoeveel seconden een melding op het scherm gesloten moet worden. Indien het veld leeg blijft, moeten meldingen handmatig (klikken op [OK]) gesloten worden. |
|
Energie modus na |
Hiermee kan ingesteld worden na hoeveel minuten inactiviteit de scanner automatisch op energie modus gaat (de batterij kan langer gebruikt worden). Hiermee wordt de software uitgeschakeld. Indien het veld leeg blijft, zal de scanner altijd actief blijven. |
| Hardware ook uitschakelen | Hiermee kan aangegeven worden dat bij het overgaan naar de energie modus van de software ook de scanner, inclusief de draadloze netwerkverbinding, uit wordt geschakeld. Deze optie geldt alleen voor Symbol-scanners. |
| Wedge scanmodus | Hiermee kan aangegeven worden dat de scanner als wedge scanner ingesteld is. Met wedge scanning wordt de gescande barcode als nummer ingevoerd in het actieve invoerveld in de applicatie, als zijnde invoer via een toetsenbord. Symbol scanners kunnen vanuit deze applicatie rechtstreeks aangestuurd worden en hebben deze wedge scanmodus niet nodig. |
Sla de instelling op met [Opslaan]. In een pop-upscherm moet het opslaan van de instellingen bevestigd worden. Sluit het scherm zonder aanpassingen in de instellingen met [Annuleren].
De instellingen zijn ook te openen via de tekst 'Scan'(linker bovenhoek).
Aanmeldscherm
Na het aanmelden met de juiste gebruikers login wordt het aanmeldscherm van de verkoopapplicatie geopend. Vanuit dit scherm zijn de volgende menu's te openen:
- CashCarry verkopen
- CashCarry offertes
- Artikelinformatie
- Einde
- P (=Parkeren)
|
Wanneer orders in de PDA geparkeerd zijn worden, dan zullen deze orders bij het openen van de verkoopapplicatie in het scherm getoond worden. Klik op [Menu] om het hoofdmenu van de applicatie te openen. Lees het aparte hoofdstuk 'Parkeren' over het bewerken van geparkeerde offertes en verkooporders. |
PDA menu CashCarry verkopen
Met behulp van dit menu kunnen planten die door klanten op de Cash & Carry verzameld zijn, gescand worden. De afhandeling van deze gescande regels (afrekenen, factureren of het afdrukken van een verzendlijst) gebeurd niet op de scanner. Deze handelingen moeten in het normale Cash & Carry scherm in WinTree gebeuren.
Nadat in het hoofdmenu op [CashCarry verkopen] is geklikt, wordt een zoekscherm 'Klanten' geopend. In dit scherm dient, door middel van het invoeren van een deel van de firmanaam, de juiste klant opgezocht te worden. Klik na het invoeren van (een deel van) de firmanaam op [Zoeken]. Op basis van de ingevoerde tekst wordt de juiste firmanaam getoond.
Indien de ingevoerde tekst meerdere firmanamen oplevert, wordt een lijst getoond met alle firmanamen waarin de ingevoerde tekst voorkomt. Selecteer uit de lijst de juiste firmanaam. De firmanaam en de adresgegevens worden in het scherm getoond.
Klik op [Scan order].
Indien van de geselecteerde klant een scanorder via de scanner geparkeerd is, worden de regels uit deze order direct in het scherm getoond (zie hoofdstuk Parkeren). Er mag maar één scanorder per klant in de PDA bewerkt worden. Zijn er geen geparkeerde regels voor de klant dan kan meteen gestart worden met scannen.
Scan de barcode van de verkochte partij. Na het scannen van een partij-barcode (deze barcode is gekoppeld aan één unieke voorraadpartij) wordt de juiste partij direct in het scherm getoond. Het aantal is altijd 1. Dit aantal kan nog aangepast worden.
|
Pas het aantal aan na het scannen van de barcode. Staan in het lijstvak meerdere gescande regels, selecteer dan eerst de juiste regel en pas dan het aantal aan. Het aangepaste aantal wordt pas opgeslagen nadat op [OK] geklikt is.
Wordt een barcode twee of meerdere keren gescand dan worden de regels twee of meerdere keren aan de verkooporder toegevoegd. Deze regels worden niet bij elkaar opgeteld. |
Bij het gebruik van assortiment-barcodes zal het verkochte aantal van de oudste beschikbare voorraadpartij afgeboekt worden. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de instellingen van het Cash & Carry-scherm betreffende het indelen op C&C-locaties.
Indien de verkochte partij geen barcode meer heeft, kan in het invoerveld ook een trefnaam van de verkochte plant ingevoerd worden. Klik na het invoeren van de trefnaam op [OK]. Wordt een trefnaam ingevoerd die niet herkend wordt, dan zal hiervan een melding op het scherm getoond worden. Sluit deze melding en voer de juiste trefnaam in.
In de getoonde lijst worden alle artikelen getoond die voor de ingevoerde trefnaam beschikbaar zijn. Selecteer uit deze lijst het juiste artikel. De verkoopregel wordt geboekt en het verkochte aantal wordt van de oudste beschikbare voorraadpartij afgeboekt. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de instellingen van het Cash & Carry-scherm betreffende het indelen op C&C-locaties.
Klik op deze button voor meer informatie over de geselecteerde voorraadpartij of het artikel.
Klik naast de getoonde informatie om weer terug te gaan naar het invoerscherm.
Klik op [Totalen] om de totale waarde van gescande planten, fust en BTW te tonen.
Ga weer terug naar het invoerscherm door op [Regels] te klikken.
Met behulp van [Wissen] kan een gescande regel uit de verkooporder verwijderd worden.
Met behulp van [Fust] wordt een scherm getoond met hierin alle fustsoorten uit WinTree. Klik in het veld voor het fustsoort om het juiste aantal in te voeren. Wordt gebruik gemaakt van fust-barcodes dan kan deze barcode ook gescand worden. Bij het fust waarvan de barcode is gescand, wordt het aantal 1 ingevoerd. Wordt de fust-barcode meerdere keren gescand dan zal het aantal bij het fustsoort opgeteld worden. Deze optie is overigens alleen mogelijk indien ook in het Cash & Carry-scherm fust gescand kan worden (ingesteld via parameter 416).
Met behulp van 
worden de gescande verkoopregels 'geparkeerd'. Lees over het gebruik van de geparkeerde verkooporders het hoofdstuk 'PDA menu Parkeren'.
Met behulp van [Einde] worden de gescande verkoopregels opgeslagen in een verkooporder. De verkooporder krijgt in WinTree de status van een ingedeelde, niet uitgeleverde verkooporder. Deze verkooporder moet dan in WinTree via de normale uitleverprocedure verder afgehandeld worden.
PDA menu CashCarry offertes
Met behulp van het menu [CashCarry offertes] kunnen offerteregels snel en eenvoudig met behulp van barcodes geboekt worden. De werkwijze voor het scannen van offerteregels is nagenoeg gelijk aan het scannen van verkoopregels. De enige uitzonderingen zijn:
- De button [Scan order] is vervangen door [Scan offerte].
- De gescande aantallen worden niet ingedeeld.
- De gescande offerteregels kunnen niet in het normale Cash & Carry-scherm verwerkt worden. Het verwerken van deze offerteregels gaat op gelijke wijze als direct in WinTree geboekte offerteregels.
Worden de gescande offerteregels in de scanner geparkeerd dan kan de offerte vanuit de parkeerplaats op de PDA opgepakt en verder verwerkt worden. Het proces stadium van de offerte is dan 'Scanorder openstaand'. Wordt na het scannen van de offerteregels het menu gesloten met [Einde] dan wordt het proces stadium van de offerte 'Scanorder Afgewerkt' en is de offerte niet meer op de PDA beschikbaar. Offertes met beide stadia kunnen vanuit WinTree verder verwerkt worden.
|
De PDA applicatie kan alleen offertes boeken voor relaties die klant zijn. |
PDA menu Artikelinformatie
De PDA-order applicatie heeft ook de mogelijkheid om artikelgegevens op de PDA te tonen. Deze gegevens kunnen alleen op basis van een gescande (of handmatig ingevoerde) partij- of assortimentsbarcode worden opgevraagd. Het opvragen van de artikelgegevens op basis van een in te voeren trefnaam is niet mogelijk. De getoonde artikelgegevens hebben betrekking op de geselecteerde voorraadpartij. De getoonde voorraad is niet de totale voorraad van het artikel.
Open het menu.
Scan de barcode van het artikel.
Wordt een partij-barcode gescand dan zullen de gegevens over de voorraadpartij direct geselecteerd worden. Wordt een assortimentsbarcode gescand en is slechts één partij van het artikel beschikbaar, dan worden de gegevens van deze voorraadpartij getoond. Het getoonde voorraadaantal is het aantal 'Aanwezig' niet het aantal 'Vrij'.
Wordt een assortimentsbarcode gescand, behorende bij een artikel waarvan meerdere voorraadpartijen aanwezig zijn dan zal een lijst getoond worden met alle voorraadpartijen van het artikel. Selecteer in de lijst de juiste voorraadpartij. Met behulp van de scrollbar kan naar rechts gescrolled worden om meer gegevens over de partijen te tonen. Het getoonde voorraadaantal is het aantal 'Aanwezig' niet het aantal 'Vrij'.
PDA menu Einde
PDA menu Parkeren
Gescande verkooporders en offertes kunnen worden geparkeerd. Gebruik bij het scannen . Deze verkooporders en/of offertes komen op de parkeerplaats in de PDA terecht.
Wordt de PDA applicatie gestart en staan gegevens op de parkeerplaats, dan wordt de parkeerplaats direct geopend. Alleen de geparkeerde verkooporders en offertes van de aangemelde medewerker worden getoond.
In de kolom 'Type' wordt getoond of het om een geparkeerde verkooporder (V) of offerte (O) gaat. Het nummer verwijst naar de verkooporder of offerte. De firmanaam is de klant waarvoor de verkooporder of offerte geboekt is.
Klik op een van de regels om deze verder in de PDA te kunnen verwerken. Klik op [Menu] om terug te gaan naar het hoofdscherm. Met [Einde] wordt de applicatie gesloten.
De parkeerplaats is ook altijd vanuit het hoofdmenu met behulp van te openen.
Verwerken in Cash & Carry-scherm
Nadat de regels met behulp van de PDA zijn gescand, moet de verkooporder of offerte verder in WinTree verwerkt worden. De wijze waarop dit gaat, is sterk afhankelijk van de manier waarop de verkooporder of offerte in de PDA gesloten is.
| PDA Offerte of Verkooporder | Wijze van afsluiten in PDA | Verwerken in BA of C&C (*) | Wijze van verwerken in BA of C&C (*) |
| Offerte | Geparkeerd | BA | Verwerken op gelijke wijze als offertes die direct in BA geboekt zijn. |
| Offerte | Gesloten | BA |
Verwerken op gelijke wijze als offertes die direct in BA geboekt zijn. |
| Verkooporder | Geparkeerd | BA | Verwerken op gelijke wijze als verkooporders welke direct in BA geboekt zijn. Uitleveren via werkbonnen en factureren via het facturatiemenu. |
| Verkooporder | Geparkeerd | C&C | Via button [PDA scanorders] is de parkeerplaats van de PDA te openen. Verwerking als normale gescande regels in het Cash & Carry-scherm. |
| Verkooporder | Geparkeerd | C&C |
Via button [Zoek orders] kan de geparkeerde verkooporder opgezocht worden. Verwerking als normale gescande regels in het Cash & Carry-scherm. |
| Verkooporder | Gesloten | BA |
Verwerken op gelijke wijze als verkooporders welke direct in BA geboekt zijn. Uitleveren via werkbonnen en factureren via het facturatiemenu. |
| Verkooporder | Gesloten | C&C |
Via button [Zoek orders] kan de gesloten verkooporder opgezocht worden. Verwerking als normale gescande regels in het Cash & Carry-scherm. |