In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe relaties in te voeren en te onderhouden. De mogelijkheden om vrije velden en kenmerken te koppelen aan relaties en verschillende contactpersonen toe te voegen.
Indien ook gebruik gemaakt wordt van andere pakketten van de WinTree familie zoals WinTree Bedrijfsadministratie dan is het belangrijk te weten dat deze programma's gebruik maken van dezelfde database en de relaties, klanten en leveranciers hoeven maar een keer ingevoerd te worden.
Onderhouden en invoeren van relaties via menu Relatie -> Relaties onderhouden.
Bij het openen van het Relatie scherm zal standaard het zoekscherm getoond worden. De gewenste relatie kan worden opgezocht door in de meeste gevallen te zoeken op de trefnaam van de relatie. Als een relatie moet worden toegevoegd kan het zoekscherm worden geannuleerd.
Toevoegen relaties
Als op de button [Toevoegen] wordt geklikt ontstaat er en nieuw scherm met de mogelijkheid om de firmanaam en de trefnaam van de firma in te voeren. Het nummer loopt automatisch op maar kan wel gewijzigd worden.
Als de gegevens ingevoerd zijn klikt u op [OK] en het tabblad "Relatie" wordt gedeeltelijk ingevuld. U kunt nu de overige adresgegevens invoeren.
Adressen maakt het mogelijk om een afwijkend aflever- en/of factuur adres te definiëren. Deze van het postadres afwijkende adressen worden binnen Office Manager verder niet gebruikt.
Op het tabblad "Communicatie" is het mogelijk om tel. nr. van een modem, een e-mail adres en internet adres van een eventuele website.
De tabbladen "Klantgegevens" en "Leveranciersgegevens" bevatten specifieke informatie die klant en/f leverancier gerelateerd zijn. Het is hierdoor mogelijk om alleen relaties te selecteren die klant of leverancier of beide zijn.
Contactpersonen kunt u definiëren op het tabblad "Contactpersonen". Hier kunt u aangeven wat het adres is en bijvoorbeeld op welke afdeling de persoon werkzaam is. M.b.v. een vinkje kunt u aangeven aan welke contactpersoon bij voorkeur een mailing gericht is (voorkeur mailing).
Het tabblad "Kenmerken" gebruikt u om aan een relatie één of meerdere kenmerken te koppelen. Door op de button [Onderhoud] te klikken kunt u de kenmerken toewijzen. Het is mogelijk om meerdere kenmerkwaarden per kenmerk te selecteren.
Het tabblad "Vrije velden" kunt u gebruiken voor het toevoegen van velden met daaraan een waarde gekoppeld. U kunt bijvoorbeeld als veld aantal medewerkers ingeven met daar als waarde 10 aan gekoppeld. Voor een andere relatie kunt u dan hetzelfde veld gebruiken met als waarde bijvoorbeeld de 16.
Zo kunt u onderscheid maken in de verschillen in aantal werknemers van bedrijven en dit later meenemen in een selectie.
Op een aantal tabbladen komt u de [Verwijderen] button tegen daarmee kunt u de regel die op dat moment geselecteerd is (blauw) verwijderen.
"Notities" is de plek waar een korte notitie kan worden toegevoegd of een bezoekverslag kan worden ingevoerd.
De medewerker die is aangemeld wordt geregistreerd bij het invoeren van en notitie.
Als bij een relatie een notitie aanwezig is wordt dat ook zichtbaar in het memoveld. Het memo icoontje kleurt geel. Als het wordt geopend is onderin zichtbaar dat er notities aanwezig zijn. Door op de link te klikken worden die notities direct in het memoveld getoond.