Het aanmaken van het incassoadvies werkt op gelijke wijze als het aanmaken van een betaaladvies.

Via de eigenschappen van het scherm (rechtermuisknop in het geopende scherm) kan ingesteld worden dat een incassoadvies wordt afgedrukt zodra het scherm gesloten wordt. De laatste selectie wordt altijd bij het openen van het scherm getoond.

Klik op [Selectie] om de juiste openstaande posten te selecteren. In het selectiescherm kan geselecteerd worden op Debiteurnummer, Vervaldatum, Factuurdatum, Land, Vertegenwoordiger, Regio, Factuurnummer en/of Opbrengstgroep.

Na het invoeren van de selectie wordt een lijst afgedrukt met alle openstaande posten, gekenmerkt voor incasso, die binnen de selectie vallen. Tevens worden deze openstaande posten op het scherm weggegeven. Regels met openstaande posten zonder banknummer (wanneer dit niet ingevoerd is in de klantgegevens) worden rood gekleurd, tevens is in de kolom 'Bank/Gironr' de tekst ***NIET GEVULD*** zichtbaar.

Nadat een regel geselecteerd is, worden in het detailgedeelte van het scherm de details van de openstaande post getoond. Door het aanklikken van de checkbox vóór de openstaande post wordt in het detail gedeelte van het scherm het 'Te betalen' bedrag gevuld met het gehele openstaande post bedrag. Hierbij houdt WinTree Financiële Administratie ook rekening met betalingskortingen en de vervaldatum van de korting (gelijk aan het maken van een betalingsopdracht van inkoopfacturen). Het vinkje wordt ook geplaatst als er handmatig een bedrag in het veld 'Te betalen' wordt ingevuld.

Het 'Te betalen' bedrag kan handmatig worden aangepast en kan het restant ook direct afgeboekt worden. De velden 'Klant-kenmerk' en 'Eigen referentie' zijn gevuld met het verkoopfactuurnummer. Deze tekst kan handmatig aangepast worden.

Het is niet mogelijk een regel aan te vinken als geen bank/gironummer bekend is. Deze openstaande posten kunnen nooit in een incasso-opdracht meegenomen worden.

Nadat alle, in de opdracht op te nemen, openstaande regels zijn aangevinkt, kan het scherm worden gesloten. Op basis van de eigenschappen van het scherm wordt een document afgedrukt met hierop alle geselecteerde openstaande posten die in de incasso-opdrachten worden opgenomen. Het document kan ook met de button [Afdrukken] worden geprint.

Nadat het incasso-advies is aangemaakt kan deze als incasso-opdracht worden klaargezet voor import in het telebankierprogramma.

Na selectie van de menukeuze 'Incasso-opdracht' wordt een wizard getoond. Aan de hand van een aantal schermen wordt de opdracht gemaakt. In het eerste scherm van de wizard kan de verwerkingsdatum worden ingesteld. Deze datum moet binnen 30 dagen zijn vanaf de dag waarop de opdracht wordt gemaakt. Standaard zal de datum van de laatste opdracht getoond worden.

Indien in WinTree Financiële Administratie meerdere eigen bankrekeningen zijn gedefinieerd kan in het volgende scherm één van deze bankrekeningen gekozen worden.

Het pad waar het ClieOp-bestand wordt opgeslagen wordt in het volgende scherm getoond. Het pad dat bij de instellingen is ingevuld, wordt hier getoond. Eventueel kan hier een andere locatie gekozen worden.

In het volgende scherm van de wizard kan bepaald worden of in het ClieOp-bestand de volledige adresgegevens van de klanten meegenomen moeten worden. Dit verschilt per bank. Gebruik dezelfde instellingen als voor het maken van betaalopdrachten.

Klik vervolgens op [Volgende]. In het scherm wordt een overzicht getoond van wat aangemaakt wordt. Klik op [Volgende]. Een document 'Incasso naar bestand' wordt afgedrukt met hierop een overzicht van de openstaande posten die in de opdracht zijn opgenomen. Indien nu de wizard door middel van [Annuleren] wordt gesloten, wordt de opdracht niet gemaakt en kan het incassoadvies nog worden aangepast.

In de instellingen kan worden aangegeven of de incasso-opdracht direct de openstaande posten, die in de opdracht opgenomen zijn, moet verwerken. Op basis van deze instelling zal, na het klikken op [Volgende], een document met de journaalpostregels worden afgedrukt. Klik op [Voltooien] om de incasso-opdracht daadwerkelijk te maken. De geselecteerde openstaande posten zullen worden afgeboekt. Het totaal bedrag van de incasso-opdracht komt nu op de grootboekrekening die is opgegeven.

Nadat een incasso-opdracht is aangemaakt, kan deze door middel van de menukeuze 'Laatste opdracht' nogmaals worden klaargezet voor import in het telebankierprogramma.