Het maken van een betaalopdracht bestaat altijd uit twee stappen: het betalingsadvies en de betalingsopdracht. Zonder een betalingsadvies kan geen betaalopdracht gemaakt worden.
De eerste stap is het aanmaken en afdrukken van het betalingsadvies. Het betalingsadvies wordt gemaakt op basis van de aanwezige openstaande posten.
Geboekte inkoopfacturen moeten verwerkt zijn via de dagafsluiting voordat deze posten in een betalingsadvies kunnen worden opgenomen. |
De eerste keer dat dit scherm geopend wordt, worden geen regels getoond. Indien al een keer een betaaladvies is aangemaakt, dan wordt dit betaaladvies op het scherm getoond.
Klik op [Selectie] om het selectiescherm te openen. Indien er nog regels van een vorig advies in het scherm staan, wordt een melding getoond. Klik op [OK] om het oude advies te verwijderen. [Annuleren] handhaaft het oude advies, maar dan kan geen nieuw advies gemaakt worden.
In het selectiescherm kan een selectie ingevoerd worden om de openstaande posten te selecteren. De volgende selectie criteriums zijn mogelijk:
Bij de keuze SEPA worden automatisch alleen de openstaande posten getoond van leveranciers die voorzien is van een IBAN bankrekeningnummer.
Crediteurnummer
Voer hier een crediteurnummer of een reeks crediteurnummers in.
Vervaldatum
Alle openstaande posten met een vervaldatum tot en met de ingegeven datum worden in de selectie opgenomen.
Factuurdatum
Alle openstaande posten met een factuurdatum tot en met de ingegeven datum worden in de selectie opgenomen.
Land
Voer hier een selectie op land in. Alle leveranciers waarbij een Nederlands bankrekeningnummer is ingevoerd, kunnen in een betaaladvies opgenomen worden. Deze betalingen zullen dan als nederlandse betaling verwerkt worden. Leveranciers die een buitenlands bankrekeningnummer hebben, komen niet op het standaard betaaladvies voor. Voor betalingen van deze leveranciers is de module Telebanking Europa (modulenummer 114) noodzakelijk.
Leveranciersgroep
Voer hier een selectie op leveranciersgroep in. Alleen de openstaande posten van de leveranciers die gekoppeld zijn aan de geselecteerde leveranciersgroep worden geselecteerd.
Betalingsconditie
Voer hier het nummer van een betalingsconditie in. Alleen openstaande posten waarvan de inkoopfacturen geboekt zijn met de geselecteerde betalingsconditie worden getoond.
CLIEOP
De betalingsopdracht zal na het aanmaken van het betaaladvies in het formaat CLIEOP worden aangemaakt. Alle openstaande posten die voldoen aan de selectie worden op het scherm getoond. De openstaande posten van leveranciers die geen bankrekeningnummer hebben, worden in de lijst getoond.
SEPA
Bij deze keuze wordt de betalingsopdracht in het formaat SEPA aangemaakt.
In de periode juni 2012 tot en met februari 2014 is het mogelijk om betalingsopdrachten bij banken aan te bieden in het formaat CLIEOP of SEPA. Deze periode kan echter per bank afwijken. Raadpleeg voor de uiterlijke overgangsdatum de website van de bank. Maak in het selectiescherm de keuze in welk formaat de betalingsopdracht aangemaakt gaat worden. Het gekozen formaat zal bij het maken van een nieuw betaaladvies weer geselecteerd zijn. Deze informatie wordt vastgelegd in parameter 1964. |
Eigenschappen van selectiescherm
Het selectiescherm heeft een aantal eigenschappen (parameters) die ingesteld kunnen worden. Open het eigenschappenscherm door ergens in het selectiescherm op de rechter muisknop te klikken, kies daar 'Eigenschappen'. In het geopende scherm kunnen drie parameters ingesteld worden:
Betalingsadvies afdrukken.. | Als na het aanmaken van het betaaladvies het scherm geesloten wordt, wordt automatisch een afdruk van de openstaande posten op het advies afgedrukt | parameter 134 |
Alle regels selecteren.. | Hiermee worden alle openstaande posten na het ingeven van de selecte aangevinkt om te worden opgenomen in het betaaladvies | |
Alle regels waarvoor... | Hiermee worden openstaande posten die als automatisch incasso zijn geboekt, niet getoond. | parameter 1017 |
Na het ingeven van de gewenste selectie, (geen selectie zal alle openstaande posten tonen) kan op [OK] geklikt worden. Op basis van parameter 133 kan automatisch een afdruk gemaakt worden van de geselecteerde openstaande posten. De geselecteerde regels worden in het scherm getoond.
De verwerkingsdatum is de datum waarop de bank de betalingen moet uitvoeren. Deze datum wordt in de betalingsopdracht meegestuurd. De verwerkingsdatum kan bij het aanmaken van de betalingsopdracht nog aangepast worden.
Wanneer de openstaande posten geselecteerd worden, wordt voor elke post een adviesbedrag berekend. Dit bedrag is gelijk aan het openstaande bedrag minus betalingskorting / kredietbeperking indien de vervaldatum van de openstaande post nog niet overschreden is. Het bepalen of de vervaldatum overschreden is, wordt gedaan aan de hand van de ingegeven verwerkingsdatum.
Een betalingsopdracht kan tot maximaal 30 dagen vóór de verwerkingsdatum aangeleverd worden.
In het lijstvak worden de openstaande posten getoond. Klik op een regel en onderin het scherm worden de details getoond.
Per regel kan nu bepaald worden welk bedrag betaald gaat worden. Voeg het bedrag wat betaald gaat worden in het invoerveld 'Te betalen EUR:' in. Wordt het hele openstaande bedrag betaald dan wordt het bedrag in het veld 'Betalingsverschil EUR' op 0 gezet. Wordt niet het hele openstaande bedrag betaald dan zal een restant bij het betalingsverschil blijven staan.
Selecteer de checkbox (in het lijstvak!) 'Afboeken' indien het betalingsverschil direct afgeboekt moet worden. Het af te boeken bedrag wordt weggeschreven op de grootboekrekening die hiervoor in de leveranciersgroep is ingesteld. Deze checkbox kan niet in de details aangevinkt worden.
In plaats van het bedrag handmatig per regel in te voeren is het ook mogelijk om WinTree het te betalen bedrag in te laten voeren. In het lijstvak staat voor iedere regel een checkbox. Klik deze checkbox aan bij de regels die betaald moeten worden. Het gehele openstaande bedrag wordt in de kolom 'Te betalen' geplaatst. Indien een betalingsconditie aan de openstaande post is gekoppeld dan zal hiermee rekening gehouden worden in het te betalen bedrag. Het te betalen bedrag dat gevuld wordt door de checkbox kan altijd nog handmatig aangepast worden. Dit kan in het lijstvak, kolom 'Te betalen', gedaan worden maar ook in het detailgedeelte van het scherm. Wanneer het te betalen bedrag wordt aangepast, zal het restant als betalingsverschil open blijven staan.
Het veld 'Leverancier-kenmerk' is gevuld met de omschrijving voor het leverancier-kenmerk uit de systeeminstellingen, aangevuld met het externe factuurnummer. Alleen de laatste 16 karakters van het externe factuurnummer worden getoond. Het getoonde Leverancier-kenmerk kan nog gewijzigd worden.
Het veld 'Eigen kenmerk' is gevuld met de omschrijving voor het eigen kenmerk uit de systeeminstellingen aangevuld met het interne factuurnummer. Dit veld is maximaal 32 karakters lang. Ook het 'Eigen kenmerk' kan nog gewijzigd worden. Beide velden zullen in de betalingsopdracht opgenomen worden.
Indien openstaande posten, welke zijn aangevinkt als automatische incasso-opdrachten, ook worden getoond (parameter 1017) dan zal in de details van de regel dit middels een tekst getoond worden. Deze openstaande posten kunnen wel gewoon in het betaaladvies opgenomen worden.
Indien de verwerkingsdatum veranderd wordt , wordt een pop up scherm getoond.
In dit scherm kan aangegeven worden of de te betalen bedragen opnieuw moeten worden berekend. Het veranderen van de verwerkingsdatum kan gevolgen hebben voor de te betalen bedragen, in verband met eventuele betalingskorting / krediet-beperking.
- Ja; de verwerkingsdatum wordt aangepast en de te betalen bedragen worden opnieuw berekend. Dit heeft tot gevolg dat alle afboekingen ongedaan gemaakt worden.
- Nee; de verwerkingsdatum wordt aangepast zonder dat iets met de reeds ingevoerde bedragen gebeurt.
- Annuleren; de verwerkingsdatum en de bedragen blijven ongewijzigd.
Om op basis van een betaaladvies een betalingsopdracht aan te kunnen maken, moet het betalingsadvies afgedrukt zijn.
Een (gewijzigd) betalingsadvies wordt automatisch afgedrukt als het betalingsadvies-venster wordt afgesloten. Dit gebeurt op basis van de eigenschappen van het scherm (parameter 134). Het is ook mogelijk om met behulp van [Afdrukken] het betaaladvies af te drukken. Hierna kan het scherm gesloten worden. Op de afdruk komen alleen de openstaande posten te staan waarbij een te betalen bedrag ingevuld is.
Is in het selectiescherm aangegeven dat de betalingsopdracht in het formaat CLIEOP gemaakt gaat worden, dan kunnen op het advies ook openstaande posten staan waar geen bankrekeningnummer van bekend is. Op de afdruk staat in de laatste kolom het te gebruiken bankrekeningnummer. Bij de openstaande posten zonder bankrekeningnummer is dit veld dus leeg. Deze posten zullen niet in de betalingsopdracht meegenomen worden.