Aan het einde van een periode is het mogelijk om de periode af te sluiten. Hierdoor kan niet abusievelijk in een verkeerde periode geboekt worden. Het is namelijk niet mogelijk om in een afgesloten periode te boeken. Een afgesloten periode kan wel heropend worden om weer te kunnen boeken. Voor de jaarafsluiting moeten alle periodes van het af te sluiten boekjaar, afgesloten zijn.
Afsluiting periodes
Periodes worden afgesloten met behulp van het menu Verwerken -->Periodeafsluiting.
Het geopende scherm toont het boekjaar, ingesteld in de instellingen, met een drop-downlijst van alle periodes die nog afgesloten moeten worden. Selecteer de gewenste periode.
Plaats een vinkje in de checkbox 'Documenten afdrukken' indien documenten moeten worden afgedrukt. Wordt de checkbox 'Documenten afdrukken' uitgevinkt dan zal het kader 'Opties' niet beschikbaar zijn.
In het kader 'Opties' kan aangevinkt worden of de dagboeken moeten worden afgedrukt. Het is ook mogelijk om aan te vinken dat de grootboekmutaties afgedrukt moeten worden. Dit zal over het algemeen veel afdrukken geven. In dit kader kan een printer geselecteerd worden.
Vink de checkbox 'Periode afsluiten?' uit als de geselecteerde periode niet afgesloten moet worden. Door het scherm te sluiten wordt de geselecteerde periode ook niet afgesloten.
Klik op [OK] om de geselecteerde periode af te sluiten. Na het afsluiten en eventueel afdrukken van de documenten zal een pop-upscherm getoond worden met de melding dat de periode afgesloten is. Automatisch wordt de volgende af te sluiten periode in de dropdownlijst geselecteerd. Deze periode kan ook worden afgesloten.
Op deze wijze kunnen alle periodes afgesloten worden. Alleen de periodes uit het boekjaar dat in de instellingen is geselecteerd kunnen worden afgesloten. Moeten ook periodes uit een ander boekjaar worden afgesloten dan dient het scherm gesloten te worden. In de systeeminstellingen moet het boekjaar aangepast worden en het menu voor de periodeafsluiting kan weer geopend worden. Nu worden de periodes uit het geselecteerde boekjaar getoond en kunnen deze periodes afgesloten worden.
Heropenen periodes
Na het afsluiten van een periode is in de periodetabel een vinkje geplaatst in de checkbox 'Periode Afgesloten'. Dit vinkje kan via het menu Bestand -->Stamgegevens -->Periodetabel verwijderd worden door erop te klikken.
Nadat het vinkje is verwijderd kan weer geboekt worden in de periode. De periode dient weer afgesloten te worden via het menu Verwerken -->Periode afsluiting.
 |
Een periode wordt niet afgesloten door een vinkje in de checkbox te plaatsen. |