Planten die ingekocht zijn via een inkooporder hebben de status 'Bij leverancier'. Uitzondering zijn de ingekochte partijen die tijdens het boeken meteen handmatig op de status 'Aanwezig' zijn gezet, bijvoorbeeld in het geval als telefonisch is ingekocht en direct is aangegeven dat de planten gebracht / gehaald kunnen worden.
Ingekochte partijen moeten afgeroepen worden om verder door geleverd te kunnen worden aan klanten, of beschikbaar te komen als (vrije) voorraad op eigen locaties. Door het afroepen wordt de status van een ingekochte partij omgezet van 'Bij leverancier' naar 'Aanwezig'. Indien de WinTree module "Goederen Ontvangst" gebruikt wordt, dan wordt de status omgezet van 'Bij leverancier' naar 'Onderweg'. Het afroepproces kan met of zonder de WinTree module "Goederen ontvangst" gebruikt worden.
Afroeplijsten kunnen worden voorzien van standaard kop-, sluit- en e-mailteksten, die in de stamgegevens worden vastgelegd. De invoer en het beheer van deze teksten is beschreven in Teksten.
Menu Afroepen
Het afroepmenu wordt geopend via het menu Inkoop -> Afroepen of door op de knop 
in de knoppenbalk.
Als dit menu voor het eerst gebruikt wordt, controleer dan hoe de eigenschappen van dit scherm ingesteld staan. Klik hiervoor in het geopende scherm op de rechter muisknop (bovenste deel van het menu) en kies de optie 'Eigenschappen'.
Het afroep-menu heeft een aantal eigenschappen (= parameters) die invloed hebben op de werking van het programma.
Standaard heeft het afroep-menu de volgende eigenschappen:
| Goederen onderweg lijst afdrukken | Deze eigenschap kan alleen gebruikt worden als de module Goederen Ontvangst gebruikt wordt. Plaats een vinkje in deze checkbox indien direct na het afroepen een overzicht moet worden afgedrukt met alle planten die zojuist zijn afgeroepen. |
| Afroepen standaard aanvinken | Plaats een vinkje in deze checkbox wanneer alle af te roepen partijen, die in het menu op basis van de selectie getoond worden, direct aangevinkt moeten worden zodat deze direct afgeroepen kunnen worden. De af te roepen partijen moeten dan niet meer per regel aangevinkt te worden. |
| Te gebruiken referentie op afroep | De afroepregels kunnen een referentie bevatten. Door middel van de dropdownlijst kan hier bepaald worden waarmee het referentieveld gevuld moet worden. De keuze is: 0 – geen referentie 1 – referentie uit de inkooporderkop 2 – referentie uit de verkoopzijde 3 - verkooporder – of werkbonnummer 4 – verkooporder 5 – inkoopordernummer 6 – verzamelvak werkbon |
| Bij ontvangst optellen bij vorige partij van dezelfde inkoop | Hiermee kan ingesteld worden dat een afgeroepen partij ingeteld wordt bij een bestaande partij op een eigen locatie als de partij reeds eerder vanuit dezelfde inkoopregel is afgeroepen. |
| Gebruik verkorte selectiescherm bij afroepen eigen voorraad | Zie aparte beschrijving over het afroepen van partijen van eigen locaties. Dit is geen standaard functionaliteit van het afroepen. |
| Waarschuwen als er meer afgeroepen wordt dan ingekocht | Plaats een vinkje in deze check box om een melding in het scherm te krijgen wanneer het ingevoerde aantal voor de afroep hoger is dan het nog af te roepen aantal uit de inkoopregel. |
| Afroeplijst afdrukken i.g.v. afroep eigen voorraad | Zie aparte beschrijving over het afroepen van partijen van eigen locaties. Dit is geen standaard functionaliteit van het afroepen. |
Heropen altijd het Afroep-menu indien de eigenschappen aangepast zijn.
Het geopende afroep-menu bestaat uit drie kaders
A – Selectie opties
B – Lijstvak met de leveranciers waarvan afroepen aanwezig zijn
C - Lijst met af te roepen partijen, van de leverancier(s) die in kader B geselecteerd zijn.
Rechts onderin het scherm zijn 3 buttons zichtbaar
[Voltooien] – om de partijen daadwerkelijk af te roepen
[Annuleren] – om de gehele afroep te annuleren
[Opties…] – deze button is alleen zichtbaar wanneer al een keer een afroep is gemaakt voor de, in kader B geselecteerde leverancier.
Kader A – Selectie opties
De eerste stap voor het afroepen van partijen, is het selecteren welke partijen afgeroepen moeten gaan worden. De selectie toont drie opties:
- Werkbonnen (direkt), deze optie toont na het ingeven van een selectie, partijen die ingedeeld zijn op werkbonregels. Deze partijen kunnen vanuit werkbonregels of verkoopregels zijn ingedeeld waarbij de verkoopregels inmiddels in een werkbon zijn gezet.
- Nog te leveren (Verkooporders), deze optie toont na het ingeven van een selectie, partijen die ingedeeld zijn op verkoopregels (maar nog niet in een werkbon staan).
- T.b.v. eigen voorraad (Inkooporders), deze optie toont na het ingeven van een selectie, partijen niet ingedeeld zijn en gebruikt gaan worden als eigen voorraad.
Deze optie is standaard geselecteerd. Klik op [Afroepen] om een selectiescherm te openen.
Voer de gewenste selectie in en klik op [OK]. Alle af te roepen partijen die aan de opgegeven selecties voldoen worden nu in het afroep-menu getoond. Geen selectie invoeren toont altijd alle af te roepen inkoopregels, ingedeeld op werkbonregels.
Nog te leveren (Verkooporders)
Selecteer deze optie om partijen af te roepen die ingedeeld zijn op verkoopregels. Deze verkoopregels zijn dan nog niet in en werkbon opgenomen. Klik op [Afroepen] om een selectiescherm te openen. Het geopende selectiescherm is nagenoeg gelijk aan het selectiescherm voor afroepen voor werkbonnen.
Voer de gewenste selectie in en klik op [OK]. Alle af te roepen partijen die aan de opgegeven selecties voldoen worden nu in het afroep-menu getoond. Geen selectie invoeren toont altijd alle af te roepen inkoopregels, ingedeeld op verkoopregels.
T.b.v. eigen voorraad (Inkooporders)
Selecteer deze optie om partijen af te roepen die helemaal niet zijn ingedeeld. Klik op [Afroepen] om een selectiescherm te openen. Het geopende selectiescherm is nagenoeg gelijk aan het selectiescherm voor afroepen voor werkbonnen.
Voer de gewenste selectie in en klik op [OK]. Alle af te roepen partijen die aan de opgegeven selecties voldoen worden nu in het afroep-menu getoond. Geen selectie invoeren toont altijd alle af te roepen inkoopregels, die niet ingedeeld zijn.
Kader B– Leveranciers
In dit kader worden alle leveranciers getoond die aan de opgegeven selectie voldoen.
Klik op dit icoon en er wordt een afdrukvoorbeeld getoond van de afroeplijst die voor deze leverancier, op basis van de in kader C getoonde partijen, afgedrukt, gefaxt of geë-maild kan gaan worden. De daadwerkelijk gemaakte afroeplijst kan natuurlijk nog andere afroepregels en/of teksten bevatten. Dit is afhankelijk van wat er verder met de afroep voor de leverancier gedaan wordt voordat deze voltooid wordt.
Deze check box is standaard aangevinkt. Wordt deze check box uitgevinkt dan zal er voor de leverancier geen afroep gemaakt worden. De niet afgeroepen partijen kunnen dan bij een volgende afroep alsnog afgeroepen worden.
Kolom 'Lokatie': wordt alleen gevuld indien WinTree is ingesteld (standaard niet mogelijk) om ook partijen van eigen productie locaties af te kunnen roepen.
Kolom 'Leveringsconditie': hier wordt de standaard leveringsconditie uit de leveranciersgegevens getoond. Klik in het veld en er wordt een dropdown lijst getoond met alle leveringscondities uit de stamgegevens. Selecteer een van deze condities om deze voor de afroep te gebruiken.
Kolom 'Leverdatum': toont de datum volgens Windows. Deze leverdatum wordt op de afroep als leverdatum getoond. De leverdatum kan hier nog aangepast worden.
Kolom 'Overige leverdatum: de getoonde datums in deze kolom is afhankelijk van de instelling van parameter 1523. Staat deze parameter op waarde 0 dan zal hier geen enkele datum getoond worden. Staat deze parameter op waarde 1 dan wordt van alle inkoopregels (die nog afgeroepen kunnen worden) bij de leverancier de leverdatums getoond.
Kolom '1e Leverdatum Verkoop': hierin wordt de eerste komende leverdatum uit de werkbonnen getoond waarvoor, op basis van de ingevoerde selecties, moet worden afgeroepen.
Kolom 'Tijd': klik op dit veld om een dropdown lijst te openen met alle tijden die in de stamgegevens zijn ingevoerd te tonen. Selecteer een van deze tijden. LET OP: de geselecteerde tijd kan niet standaard op een afroeplijst afgedrukt worden. Door TSD zal een apart samenvoegveld bij de tekstblokken hiervoor moeten worden toegevoegd.
In de overige kolommen kan informatie getoond worden maar deze gegevens kunnen niet in de regel aangepast worden.
Kader C – Af te roepen partijen
In dit kader worden alle af te roepen partijen getoond van de in kader B geselecteerde leverancier. Wordt door middel van een multi selectie meerdere leveranciers in kader B geselecteerd, dan worden alle partijen voor die geselecteerde leveranciers in het lijstvak getoond.
Dit kader bestaat uit vier tabbladden:
Op dit tabblad worden in een lijstvak alle af te roepen partijen, voor de in kader B geselecteerde leveranciers, getoond. Per regel zijn de volgende gegevens beschikbaar:
| Soort | Een afroepregel kent drie soorten: - Direkt: indien de regel is ingedeeld op een werkbonregel - Order: indien de regel is ingedeeld op een verkoopregel - Voorraad: indien de regel niet is ingedeeld |
| Check box Afroep | Hiermee kan per regel alsnog bepaald worden of de partij afgeroepen moet worden. Standaard is deze check box aangevinkt. |
| In koop | Hier wordt het aantal uit de inkoopregel getoond, dit aantal kan niet aangepast worden. |
| Afroep | Standaard wordt hier voor afroepregels van het soort Direkt en Order het af te roepen aantal ingevuld. Dit aantal kan alsnog aangepast worden. Wordt het aantal op 0 gezet dan zal ook meteen de check box Afroep uitgevinkt worden. De partij kan dan altijd later alsnog afgeroepen worden. Indien in deze kolom een aantal wordt ingevoerd dat hoger is dan het ingekochte aantal, dan zal hierover een melding in een pop-up scherm (afhankelijk van de eigenschappen van het afroepmenu) getoond worden. In deze pop-up kan bepaald worden of het ingekochte aantal ook opgehoogd moet worden. |
| Prijs EV | Hier staat de inkoopprijs van de inkoopregel. Deze prijs kan voor deze afroeppartij alsnog verhoogd worden. De inkoopprijs van de ingekochte partij hierbij niet aangepast. |
| Latijnse naam | De plantnaam uit de inkoopregel wordt hier getoond. De plantnaam kan hier aangepast worden. De plantnaam in de inkoopregel of werkbon/verkoopregel waarop ingedeeld is, wordt hiermee niet aangepast. |
| Ontvangst-Lokatie | Hier wordt de standaard ontvangst-locatie, ingesteld in de leveranciersgegevens, getoond. Deze locatie kan met behulp van de dropdown lijst aangepast worden naar één van de locaties uit de stamgegevens. |
| Restant | Wordt niet het gehele ingekochte aantal afgeroepen, dan wordt hier het aantal dat als 'Nog te leveren' in de inkooporder blijft staan, getoond. |
| Verkoop | Hier wordt het verkooporder nummer waarop de afroeppartij is ingedeeld getoond. |
| Maat | De maat uit de inkoopregel wordt hier getoond. De maat kan hier aangepast worden. De maat in de inkoopregel of werkbon/verkoopregel waarop ingedeeld is, wordt hiermee niet aangepast. |
| Interne tekst | Hier wordt de interne tekst uit de inkoopregel getoond. Deze tekst is hier nog aan te passen. De interne tekst van de inkoopregel wordt hierdoor niet aangepast. Een interne tekst komt niet op de afdruk van de afroeplijst terecht. |
| Indeeltekst | Hier wordt de externe tekst uit de inkoopregel getoond. Deze tekst is hier nog aan te passen. De externe tekst van de inkoopregel wordt hierdoor niet aangepast. Een externe tekst wordt op de afroeplijst afgedrukt. |
| Afroepreferentie | De referentie per afroepregel wordt bepaald op basis van de ingestelde eigenschappen van het afroepscherm. Deze referentie kan per regel alsnog aangepast worden. |
| Inkoop | Hier wordt het inkoopordernummer van de inkoopregel getoond. |
| Klant | Hier wordt het klantnummer waarvoor de afroeppartij bij het indelen is gebruikt, getoond. |
| Werkbon | Hier wordt het Werkbonnummer waarvoor de afroeppartij bij het indelen is gebruikt, getoond. |
| Check box Ink. Direct? | Deze check box is aangevinkt indien de inkoopregel niet per inkoopbevestiging aan de leverancier is bevestigd. Deze check box kan niet uitgevinkt worden. Lees in de paragraaf Inkoop op afroep en Inkoop voor Direkt wat voor effect deze check box verder bij het afroepen heeft. |
| Afroepdatum | Deze datum wordt bepaald op basis van de afleverdatum uit de werkbon of verkooporder waarvoor de afroeppartij gebruikt is bij het indelen. Deze datum kan wel aagepast worden maar heeft geen effect op de algemen leverdatum ( tabblad Levering) van de afroep. Deze afroepdatum wordt niet op de afroeplijst afgedrukt. De afroepdatum van de partij zal later als 'Datum gereed' van de voorraadpartij gebruikt worden. Dit is alleen nuttig als de afroeppartij t.b.v. eigen voorraad wordt afgeroepen. |
| Leverdatum verkoop | Hier wordt de leverdatum uit de werkbon of verkooporder getoond waarvoor de afroeppartij gebruikt is bij het indelen. |
| Aanleveren afroep | Hier wordt de leverdatum uit de afroep (tabblad Levering) getoond. |
| Overige leverdata | De getoonde datums in deze kolom is afhankelijk van de instelling van parameter 1523. Staat deze parameter op waarde 0 dan zal hier geen enkele datum getoond worden. Staat deze parameter op waarde 1 dan wordt van alle inkoopregels (die nog afgeroepen kunnen worden) bij de leverancier de leverdatums getoond. Is de parameter ingesteld op waarde 2 dan wordt alleen de leverdatumm uit de inkooporder van deze afroeppartij hier getoond. |
| Externe tekst | Hier wordt de externe tekst uit de werkbon of verkoopregel getoond. |
De gegevens kunnen per regel aangepast worden. Het is echter ook mogelijk op gegevens voor meerdere regels tegelijk aan te passen. Selecteer met een multi selectie de regels die collectief aangepast moeten worden. De ontvangst-locatie van de geselecteerde regels kan nu collectief omgezet worden naar een andere locatie door links onderin het scherm op de dropdown lijst te klikken. Selecteer de gewenste locatie en alle geselecteerde afroeppartijen krijgen de gekozen locatie.
Moet bijvoorbeeld voor geselecteerde regels de referentie aangepast worden dan dient eerst voor één regel de juiste referentie ingevoerd te worden. Selecteer vervolgems alle andere regels die deze referentie moeten krijgen. Klik op de rechter muisknop terwijl de cursor in de kolom Referentie staat. Er zal een klein pop-up scherm getoond worden.
Hier worden alle ingegeven teksten uit de kolom Referentie getoond. Klik op de juiste tekst en alle geselecteerde regels krijgen dan deze tekst als referentie.
Deze manier van collectief teksten of datums vervangen kan overal in WinTree gebruikt worden.
Op dit tabblad staan de algemene gegevens over de afroep, voor de geselcteerde leverancier. De Aanleveren datum, de daarachter getoonde tijd, leveringsconditie en de check box Afroepen zijn ook in de regel met de leveranciersgegevens zichtbaar. Behalve in het kader B kunnen deze gegevens ook hier aangepast worden.
Gebruik de check box 'Telefonisch bevestigd' als de afroep wel administratief verwerkt moet worden maar de afroeplijst niet naar de leverancier gestuurd wordt. Dan is later in de Afroephistorie zichtbaar dat de afroep telefonisch aan de leverancier is doorgegeven.
In het veld Ritcode kan een korte tekst ingevoerd worden. Op basis van deze ritcode kan document 311, Te halen orders afgedrukt worden. Deze ritcode wordt niet gebruikt bij de uitgebreidere module Ritplanning.
Button [Afroeptekst..] en [Directe inkooptekst..]
Hier kunnen de kop-, sluit en e-mailteksten voor de afroep en directe inkoop aangepast worden. De getoonde teksten komen of uit de inkooporder of uit de stamgegevens. Dit is afhankelijk van de instellingen van deze teksten.
Klik op een van de buttons om de gebruikte kop-, sluit- en/of e-mailteksten aan te passen.
Het geopende scherm toont drie tabbladden. Op het tabblad Koptekst wordt de tekst getoond die in de kop van de afroeplijst, net boven de eerste af te roepen partij, wordt afgedrukt. Op het tabblad "Sluittekst" wordt de tekst getoond die onderaan de afroeplijst, net na de laatste af te roepen partij, wordt afgedrukt. Klik op [Bewerken] om deze teksten nog aan te passen.
De getoonde tekst kan nu aangepast worden. Indien gewenst kunen ook nog samenvoegvelden aan de tekst toegeveogd worden.
Op het tabblad Email wordt het onderwerp en het e-mailbericht voor de afroep getoond. Deze e-mailtekst wordt uiteraard alleen gebruikt als de afroep per e-mail verstuurd wordt. Klik in het grijze vlak waarin de tekst voor het e-mailbericht getoond wordt, om deze tekst te kunnen aanpassen.
De tekst en de opmaak van het e-mailbericht kan hier aangepast worden. Het is ook mogelijk om samenvoegvelden aan deze tekst toe te voegen.
Lees de handleiding Stamgegevens -> Teksten hoe de standaard kop- en sluitteksten ingevoerd kunnen worden en hoe om te gaan met de samenvoegvelden en de HTML-opmaak van het e-mailbericht.
Lees in de paragraaf Inkoop op Afroep en Inkoop voor Direkt op welk moment de Afroeptekst of de Inkoop voor Direkt teksten gebruikt worden.
Collectief wijzigen meerdere afroepen
Als in kader B meerdere leveranciers zijn geselecteerd dan is het mogelijk om alle gegevens die op het tabbald "Levering" ingesteld kunnen worden, toe te passen op alle afroepen van de geselecteerde leveranciers. Hiermee kan bijvoorbeeld voor alle afroepen de leverdatum op een en dezelfde datum gezet worden. of kunnen alle afroepen voorzien worden van dezelfde koptekst of e-mailbericht.
Selecteer in kader B de regels die collectief ingesteld moeten worden. Open vervolgens het tabblad "Levering" en pas bijvoorbeeld de leverdatum aan. Er zal een pop-up melding getoond worden.
Klik op [Ja] om alle geselecteerde afroepen te voorzien van de leverdatum. Klik op [Nee] om alleen de eerst geselecteerde regel van deze datum te voorzien.
Deze pop-up wordt ook getoond als de tijd, Telefonisch bevestigd, de ritcode, de leveringsconditie en kop-, sluit- en e-mailteksten worden aangepast.
Op dit tabblad worden alle verkoopregels getoond waarvoor bij het indelen inkooppartijen van de geselecteerde leverancier zijn gebruikt. Deze partijen kunnen ook meteen op de afroep geplaatst worden om zo bijvoorbeeld een vrachtwagen vol te maken. Selecteer een of meerdere regels op dit tabblad en klik op [Naar afroep]. De geselecteerde regels worden nu op het tabblad Afroep zichtbaar. Alle gegevens in deze regels kunnen altijd nog aangepast worden.
Op dit tabblad worden alle inkooppartijen van de geselecteerde leverancier die niet voor indelingen zijn gebruikt, getoond. Deze partijen kunnen ook meteen op de afroep geplaatst worden om zo bijvoorbeeld een vrachtwagen vol te maken. Selecteer een of meerdere regels op dit tabblad en klik op [Naar afroep]. De geselecteerde regels worden nu op het tabblad Afroep zichtbaar. Alle gegevens in deze regels kunnen altijd nog aangepast worden.
Buttons [Opties], [Annuleren] en [Voltooien]
Onder in het afroep-scherm zijn altijd 2 buttons beschikbaar. De button [Opties] zal alleen onder bepaalde voorwaardengetoond worden
Voordat op [Voltooien] wordt geklikt kan per leverancier via een voorbeeld op het scherm getoond worden hoe de afroep daadwerkelijk afgedrukt, gefaxt of ge-e-maild gaat worden. Een afdrukvoorbeeld kan niet door middel van de printknop op het scherm geplaatst worden.
Klik op [Voltooien] om de afroepen te verwerken. Er wordt een pop-up scherm geopend.
[Ja]: deze keuze zal de afroepen verwerken en de afroeplijst / Inkoop voor Direct document (en eventueel etiketten) worden afgedrukt*).
[Nee]: deze keuze zal de afroepen wel verwerken maar er worden geen afdrukken gemaakt.
[Annuleren]: deze keuze zal deze pop-up sluiten en het afroepscherm, met de samengestelde afroepen is weer zichtbaar. Alle gegevens kunnen nog in het scherm aangepast worden om vervolgens weer via [Voltooien] te worden verwerkt.
Wordt bij het voltooien van afroepen op [Ja] geklikt dan wordt er een geautomatiseerd systeem voor afdrukken opgestart. Dit is hetzelfde systeem als dat gebruikt wordt bij het accepteren van verkoopfacturen.
Dit systeem controleert een aantal instellingen om te bepalen of het document op papier afgedrukt, per fax (deze functie vereist de extra module Communicatiemanager) of e-mail verstuurd gaat worden.
Hierbij worden de volgende instellingen gecontroleerd:
| Kan de afroeplijst, document 45, gefaxt of gemaild worden? | Zie Systeeminstellingen, document moet aangevinkt zijn voor faxen en/of emailen. |
| Wat is de uitvoervoorkeur van de afroeplijst? | In de afdrukinstellinen (zie systeeminstellingen) kan d.m.v. een afdrukinstelling aangegeven worden wat de uitvoervoorkeur van het document is. |
| Wat is de uitvoervoorkeur van de leverancier? | Per leverancier kan de uitvoervoorkeur ingesteld worden (zie Onderhoud relaties, tabblad Communicatie). |
| Is er een faxnummer of e-mailadres bij de leverancier beschikbaar? | Ingevoerd in Onderhoud Relaties. |
| Is bij de leverancier eventueel een contactpersoon aan de afroeplijst gekoppeld? | In Onderhoud Relaties, tabblad Communicatie kan een contactpersoon aan een document gekoppeld worden. |
Hoe de afroeplijst uiteindelijk verstuurd wordt is dus afhankelijk van hoe bovenstaande instellingen ingesteld zijn.
Voorbeeld 1:
Afroeplijst kan per fax en mail verstuurd worden -> De uitvoervoorkeur van de afroeplijst is zowel fax als mail -> De uitvoervoorkeur van de leverancier is e-mail -> Er is een e-mailadres bekend -> De afroeplijst wordt per mail verzonden.
Voorbeeld 2:
Afroeplijst kan per fax en mail verstuurd worden -> De uitvoervoorkeur van de afroeplijst is zowel fax als mail -> De uitvoervoorkeur van de leverancier is e-mail -> Aan de afroeplijst is een contactpersoon gekoppeld -> Er is een e-mailadres bekend -> De afroeplijst wordt per mail verzonden.
Voorbeeld 3:
Afroeplijst kan per fax en mail verstuurd worden -> De uitvoervoorkeur van de afroeplijst is zowel fax als mail -> De uitvoervoorkeur van de leverancier is Fax -> Er is een faxnummer bij de leverancier bekend -> De afroeplijst wordt per fax verzonden.
Voorbeeld 4:
Afroeplijst kan per fax en mail verstuurd worden -> De uitvoervoorkeur van de afroeplijst is zowel fax als mail -> De uitvoervoorkeur van de leverancier is e-mail én Fax -> Aan de afroeplijst is een contactpersoon gekoppeld en hierbij is ingesteld dat de voorkeur Fax is -> Er is een faxnummer bij de contactpersoon bekend -> De afroeplijst wordt per fax verzonden.
Komt tijdens het controleren van de instellingen ergens een Nee naar boven dan zal de afroep altijd op papier afgedrukt worden.
Afhankelijk van de ingestelde parameter kan tegelijk met het afroepen ook het document Goederen Onderweg afgedrukt worden.
De button [Opties] is alleen beschikbaar indien de module 62, Ontvangst Goederen geactiveerd is. Iedere samengestelde afroep die verwerkt is (op [Voltooien] klikken en dan de keuze ]Ja] of [Nee] kiezen) wordt in het systeem voorzien van een batch. Een batch kan bestaan uit meerdere afroepen bij verschillende leveranciers. Van een complete batch kunnen opnieuw de afroeplijsten afgedrukt worden en het is ook mogelijk een complete batch terug te zetten. Dan kunnen alle partijen in die batch opnieuw worden afgeroepen.
Klik op [Opties] en de laatste 10 afroepbatches worden in een lijst getoond.
Klik op een van de getoonde batches.
Alle afgeroepen partijen in de batch worden nu in het menu getoond. De meeste velden in het menu zijn geblokkeerd. Alleen op het tabblad "Levering" kunnen gegevens nog aangepast worden.
Klik vervolgens op [Voltooien]. In plaats van de standaard pop-up met de vragen of er afgedrukt moet worden wordt een andere pop-up getoond.
Standaard zijn de documenten Afroeplijsten en Goederen onderweg aangevinkt om te worden afgedrukt. Klik op [voltooien] en de geselecteerde documenten worden opnieuw afgedrukt. Bij het afdrukken van de afroeplijst worden dezelfde instellingen gecontroleerd als bij standaard [Voltooien] – [Ja] om te bepalen of de afroep afgedrukt, gefaxt of ge-e-maild moet worden. Het Goederen onderweg-document wordt altijd afgedrukt.
Met de optie Afroepen terugzetten kan een gehele batch van de status Onderweg terug gezet worden naar de status Bij lverancier. De partijen uit de batch gaan terug naar de inkooporder en kunnen op een later moment via een gewone afroep opnieuw worden afgeroepen. Indien de partijen uit de batch al ontvangen zijn (status Aanwezig) dan kunnen de partijen niet meer met deze optie terug gezet worden naar de inkooporder. Dit moet dan via de voorraadmutaties gebeuren.
Afroepen herstellen
MEI 2018 NOG IN ONTWIKKELING
Als een afroep wordt samengesteld en het menu wordt met het kruisje (rechter bovenhoek) gesloten dan zal WinTree onthouden dat er een afroep klaar stond maar dat die niet verwerkt is. Wordt het Afroep-menu later weer geopend dan wordt onderstaande melding getoond.
Kies daar [Ja] om de niet verwerkte afroep opnieuw in het scherm te plaatsen en verder te verwerken.
Kies [Nee] om de niet verwerkte afroep alsnog te annuleren en verder te gaan met nieuwe afroepen.
Deze melding wordt niet getoond indien na het samenstellen van een afroep het menu met [Annuleren] wordt gesloten. Dan wordt de samengstelde, maar niet verwerkte afroep in zijn geheel verwijderd.
*) Afroep en Inkoop voor direct.
Bij het aanmaken van een inkooporder staat standaard een check box Bevestigen aangevinkt. Wordt de inkoopbevestiging afgedrukt (lees voor afgedrukt ook gefaxt of ge-e-maild) dan wordt bij het afroepen een normale afroeplijst met de teksten voor de afroep afgedrukt.
Wordt de inkoopbevestiging niet afdrukt dan wordt de afroeplijst een Inkoop voor Direkt. De teksten en afdrukinstellingen voor de Directe inkoop worden nu op de afdruk gebruikt,
Is de check box niet aangevinkt dan kan geen inkoopbevestiging afgedrukt worden. De afroep geeft een gewone afroeplijst.
De afroeplijst en de directe inkoop hebben ieder aparte kop-, sluit- en e-mailteksten die in de stamgegevens van te voren gedefinieerd kunnen worden.
| Inkooporder vinkje check box Bevestigen |
Afdruk inkoopbevestiging | Afdruk afroeplijst | Afdruk Directe inkoop |
| Aangevinkt | Ja | Ja | |
| Aangevinkt | Nee | Ja | |
| Niet aangevinkt | Ne | Ja |
Met behulp van parameter 1268 (Inkoop Direct gebruiken) kan ingesteld worden of deze manier van afroepen gebruikt moet worden. De waarde van de parameter kan ingesteld worden op:
0 = Nee, forceer altijd een normale Afroep
1 = Ja (default)
Afroepen vanuit andere menu's
Op deze manier kan bijvoorbeeld alle partijen voor een specifieke inkooporder, verkooporder of werkbon afgeroepen worden. Maar af te roepen partijen kunnen ook vanuit andere menu's afgeroepen worden.
Afroepen vanuit Inkooporder
Open een inkooporder (Inkoop -> Inkooporders) waarvoor partijen afgeroepen moeten worden. Klik op het tabblad "regels" op [Afroepen]. Alle partijen, waarbij het niet uitmaakt of deze ingedeeld zijn of niet, worden in het afroep-menu gezet met het nog te ontvangen aantal als af te roepen aantal. Alle gegevens in het geopende scherm kunnen nu nog aangepast worden voordat de afroep verwerkt wordt.
Afroepen vanuit werkbon
Open een werkbon (Verkoop -> Werkbonnen) waarvoor partijen moeten worden afgeroepen. Open het tabblad "Werkbon Info" en klik op [Afroepen]. Alle partijen, ingedeeld op regels uit de geopende werkbon, worden in het afroep-menu gezet met het nog te ontvangen aantal als af te roepen aantal. De partijen kunnen dus bij meerdere leveranciers vandaan komen. Alle gegevens in het geopende scherm kunnen nu nog aangepast worden voordat de afroep verwerkt wordt.
Afroepen vanuit verkooporder
Open een verkooporder (Verkoop -> Verkooporders) waarvoor partijen moeten worden afgeroepen. Open het tabblad "Order Info" en klik op [Afroepen]. Alle partijen, ingedeeld op regels uit de geopende verkooporder, worden in het afroep-menu gezet met het nog te ontvangen aantal als af te roepen aantal. De partijen kunnen dus bij meerdere leveranciers vandaan komen. Alle gegevens in het geopende scherm kunnen nu nog aangepast worden voordat de afroep verwerkt wordt.