Met de module Communicatie Manager (module nummer 95) is het mogelijk om mailing per e-mail of fax te versturen. Voor het versturen van mailingen is het noodzakelijk dat minimaal één selectie beschikbaar is. Lees voor het aanmaken van selecties de beschrijving Selecties.

 

Voor het versturen van een mailing wordt gebruik gemaakt van een wizard. Deze wizard wordt gestart via het menu Bestand --> Faxen. Tijdens het doorlopen van de wizard wordt de keuze tussen faxen of e-mailen gemaakt. Selecteer een niet-relatiegebonden document (bijvoorbeeld Overlijst) en klik op [Faxen]. In het afdruk selectiescherm dient de juiste zoek-/overlijst geselecteerd. Klik hierna op [Mailing].

 

Eerst zal een pop-upscherm getoond. Negeer dit scherm, plaats een vinkje in de checkbox 'Deze melding niet weer tonen' en klik op [OK].

 

De wizard voor het maken van de mailing wordt geopend. In het eerste scherm worden alle beschikbare selecties (ingevoerd via Bestand --> Stamgegevens --> Overig --> Selecties) getoond. Plaats een vinkje bij een of meerdere selecties.

 

Klik op [Volgende]. Als de mailing per e-mail verstuurd moet worden dan zal dit document als PDF-bestand aan de e-mail toegevoegd moeten worden. In het geopende scherm kan een onderwerp en een bericht voor de e-mail ingevoerd worden.

Met behulp van [Extra bijlagen] kunneneen of meerdere bestanden aan de e-mail toegevoegd worden. De toegevoegde bijlagen worden naar alle e-mail adressen in de selectie gestuurd. Tussen () staat het aantal toegevoegde bijlagen. Denk aan de maximale grootte van alle toegevoegde bijlagen. De meeste e-mailboxen hebben een maximum van 5 Mb per e-mail. Met behulp van [Disclaimer]  kan de disclaimer die standaard meegestuurd wordt aangepast worden. Deze disclaimer kan ingevoerd worden in de medewerkers-tabel indien de WinTree module Office Manager, module nummer 14, geactiveerd is.
Met behulp van [Bestand inzien] kan het document dat verstuurd gaat worden ingezien worden.

 

Klik op [Volgende]. In het volgende scherm worden alle relaties die opgenomen zijn in de selecties getoond. Een relatie kan uit de mailinglijst verwijderd worden. Selecteer de relatie en klik op[Verwijderen]. De relatie wordt uit de mailinglijst verwijderd, maar zal niet uit de Selectie verwijderd worden. Wordt deze selectie een volgende keer weer gebruikt dan staat de relatie er weer in.  Met behulp van [Toevoegen] kunnen ook relaties aan de mailinglijst toegevoegd worden. Deze relaties worden niet aan de oorspronkelijke selectie toegevoegd. Relaties kunnen alleen uit een selectie worden verwijderd via de stamgegevens.

 

Klik op [Volgende]. In het geopende scherm kan aangegeven worden of de mailing per E-mail of per fax verzonden moet worden. Kies de optie 'Alles verzenden per email' om de mailing per e-mail te versturen. Indien de optie 'Alles 'verzenden via fax' wordt geselecteerd, dan kan in het kader 'Indien fax:' nog ingesteld worden wanneer de fax-mailing daadwerkelijk gestart moet worden. Standaard staat de tijd één uur vooruit. Hier kan iedere datum en tijd in de toekomst geselecteerd worden. Tevens kan aangegeven worden of bij het ontbreken van een faxnummer de fax op een eigen printer moet worden afgedrukt. Plaats dan een vinkje in de checkbox 'Fax afdrukken'.

 

 

Klik op [Voltooien] om de mailing te versturen. Er zal nog een pop-up scherm worden getoond om het versturen te bevestigen. De faxen worden in het programma ActiveFax geplaats met per fax de datum en tijd van verzenden zoals in de wizard is ingesteld. Staan alle faxen in ActiveFax, dan zal in WinTree de wizard worden afgesloten. Sluit hierna het afdrukselectiescherm. Er kan dan gewoon verder in WinTree worden gewerkt of WinTree kan afgesloten worden. ActiveFax regelt het daadwerkelijk versturen van de faxen. Er zal geen bericht naar WinTree worden verstuurd als de faxen zijn verzonden. Dit is allemaal in ActiveFax zichtbaar.

 

Is de mailing per e-mail verstuurd dan vindt het versturen van de e-mails ook op de achtergrond plaats.