Betalingscondities kunnen worden gebruikt om bij het boeken van verkoopfacturen kortingspercentages op te geven indien binnen een bepaalde periode wordt betaald. Tevens kan met een betalingsconditie de vervaltermijn van een factuur bepaald worden. Deze datum kan middels een @-code in de sluittekst van de factuur afgedrukt worden.

Open het onderhoudscherm voor de betalingscondities middels het menu Bestand --> Stamgegevens --> Overig -->Betalingscondities. Klik op [Toevoegen] om een nieuwe betalingsconditie aan te maken.

De volgende velden moeten ingevoerd worden:

Omschrijving: voer hier een duidelijke omschrijving van de conditie in. Deze omschrijving wordt getoond bij het selecteren van de conditie.

Betalingskorting-%: voer het percentage van de korting in.

Kredietbeperking-%: kredietbeperking wordt in WinTree Bedrijfsadministratie niet gebruikt.

Basisbedrag: middels een dropdownlijst kan bepaald worden over welk bedrag de korting gegeven wordt. De volgende keuzes zijn beschikbaar:

- Netto plantenbedrag, dit is de totaaltelling van de planten op een factuur exclusief BTW.

- Bedrag voor BTW, dit is de totaaltelling van de planten en fust exclusief BTW.

- Factuurbedrag, dit is de totaaltelling van de gehele factuur inclusief BTW.

Vervaltermijn conditie: voer hier een aantal dagen in voor het bepalen van de vervaltermijn van de factuur. Deze optie is alleen zinvol indien de vervaldatum van de factuur bepaald wordt op basis van de gebruikte conditie.

Vervaldatum factuur: middels een dropdownlijst kan de vervaldatum van de factuur bepaald worden. De optie ‘Op basis van vervaltermijn conditie’ gebruikt het aantal dagen zoals dat bij ‘Vervaltermijn conditie’ is ingevoerd.

Omschrijving factuur: dit veld is alleen van toepassing als in de sluittekst van de factuur de @-code 8 wordt gebruikt. Dan wordt de hier ingevoerde tekst in de sluittekst van de factuur afgedrukt. In deze tekst kan niet bij het afdrukken gerekend worden.

Dit stamgegeven wordt gebruikt na een seizoensafsluiting. Tijdens een seizoensafsluiting bestaat een mogelijkheid om een historie database aan te maken. Via dit stamgegeven kan een ODBC-koppeling met deze historie database gemaakt worden. De historie is dan via het menu Assortiment --> Inzage Historie in te zien.

Iedere koppeling met een historie database bestaat uit:

Omschrijving: voer hier een duidelijke omschrijving in om welke informatie het gaat, bijvoorbeeld seizoen 2009-2010.
DSN Naam: voer hier de naam van de locale ODBC-koppeling in.
Volgnummer: dit nummer bepaalt de sortering van de getoonde historie databases
Kleur: voer hier het kleurnummer in van de historie database. Gebruik [Kies kleur] voor het selecteren van een kleur. Bij het menu Inzage historie wordt de kop van het scherm in deze kleur geopend. Hierdoor is een duidelijk onderscheid tussen de verschillende databases te maken.

Leveringscondities kunnen binnen WinTree gebruikt worden om afspraken met klanten over een levering vast te leggen. Bij de relatiegegevens kan een voorkeur leveringsconditie worden ingevoerd, terwijl per verkooporder en eventueel per werkbon, hiervan afgeweken kan worden. Bij de leveringscondities kan worden aangegeven of standaard vrachtkosten al dan niet moeten worden doorberekend.

Een leveringsconditie kan ook worden gebruikt om een transporteur aan een levering te koppelen. Op basis van de transporteur uit de leveringsconditie kan een afdrukselectie worden gemaakt, bij het afdrukken van verzendlijsten en loods-lijsten. Op de verzendlijst worden de transporteurgegevens, indien aanwezig, altijd afgedrukt terwijl dit op de loodslijst middels een afdrukinstelling geregeld kan worden.

Het invoeren van de betalingscondities gebeurt via Bestand --> Stamgegevens --> Leveringscondities. Met [Toevoegen] kunnen nieuwe leveringscondities worden ingevoerd. Bij het invoeren van een leveringsconditie kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd:

Nummer: Hier kan aan een leveringsconditie een nummer worden toegekend. Deze wordt door WinTree gebruikt voor de sortering bij het selecteren van de leveringsconditie.

Omschrijving: Hier kan een beschrijving worden ingevoerd, waarmee de leveringsconditie later eenvoudig kan worden geselecteerd. Indien de leveringsconditie gebruikt wordt voor transporteurgegevens, dan is het raadzaam om in de omschrijving ook de naam van de transporteur op te nemen.

Vrachtkosten doorberekenen: Met behulp van het plaatsen van een vinkje in deze checkbox kan worden aangegeven of vrachtkosten moeten worden doorberekend. Indien bij de leveringsconditie aangegeven is dat er geen vrachtkosten moeten worden doorberekend, dan worden de vrachtkosten, ingevoerd bij de relatie gegevens, niet op de factuur doorberekend.

Tabblad ‘Transporteur’

Op dit tabblad kan de naam van een transporteur, inclusief adresgegevens worden ingevoerd. Indien op dit tabblad gegevens zijn ingevoerd, zullen deze standaard op de verzendlijst worden afgedrukt, terwijl het afdrukken op de loodslijst via een afdrukinstelling te regelen is.

De adresgegevens kunnen handmatig in het tekstveld worden ingevoerd. Met behulp van de groene pijl kan ook via een zoekscherm een relatie worden geselecteerd. De relatie moet wel in de relatiegegevens van WinTree ingevoerd zijn. Na het selecteren van de relatie zal een pop-up scherm getoond worden waarin aangegeven kan worden of het adres van de geselecteerde relatie in het tekstblok moet worden geplaatst. Het gekopieerde adressenblok kan altijd nog aangepast worden.

Met behulp van kan de geselecteerde relatie weer verwijderd worden. Het gekopieerde adressenblok blijft dan wel in het tekstvak staan. Dit adressenblok moet dan handmatig worden verwijderd.

Klanten kunnen worden onderverdeeld in verschillende groepen. Deze groepen kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld selecties te maken bij het afdrukken van verkoopoverzichten. Tevens kan per klantgroep een afwijkend aantal afdrukken voor de facturen worden ingesteld.

Open het menu Bestand --> Stamgegevens --> Overig --> Opbrengstgroepen --> Klanten. Met behulp van [Toevoegen] kan een nieuwe groep toegevoegd worden. Een klantgroep bestaat uit de volgende gegevens:

Nummer: dit nummer bepaalt de sortering van de groepen.
Omschrijving: voer hier een duidelijke omschrijving van de klantgroep in, bijvoorbeeld Tuincentrum of Handel.
Aantal facturen: deze staat standaard op 0. Dat betekent dat het ingestelde aantal facturen uit de systeeminstellingen wordt gebruikt. Wordt hier een ander aantal ingevoerd, dan wordt dit aantal bij het afdrukken van facturen gebruikt.

In met name het Verenigd Koninkrijk en Ierland wordt het land opgedeeld in "Counties". Maar Nederland kan ook opgedeeld worden in regio’s bijvoorbeeld Zundert, Boskoop, Opheusden, Noord-Limburg. Om deze regio’s in het adressenblok te kunnen gebruiken, dient een aparte lijst te worden gemaakt. Regio’s kunnen gebruikt worden als selectie bij het afdrukken van verschillende documenten.

LET OP: standaard worden regio’s niet in het adressenblok afgedrukt. Bepaal per land het adressenblok met behulp van @-codes om ook de regio af te drukken.

Via Bestand --> Stamgegevens --> Overig --> Regio’s kunnen alle benodigde regio’s worden ingevoerd. Middels [Toevoegen] kan nu ieder gewenste regio worden toegevoegd. Hierbij wordt het volgnummer gebruikt voor het bepalen van de sortering als de lijst heropend wordt. Er is ook een kolom "Regio nummer" zichtbaar. Dit nummer is een database veld en wordt verder niet gebruikt door WinTree.

Nadat regio’s zijn ingevoerd kan middels [Bepalen] gekozen worden aan welke adressen de regio’s gekoppeld moet worden. Selecteer eerst een regio en klik op [Bepalen]. In het pop-upscherm kan aangegeven worden op basis waarvan de adressen gekoppeld moeten worden. Dit kan op basis van Land, eventueel in combinatie met een reeks van postcodes. Tevens kan ingesteld worden of de regio gekoppeld moet worden aan alle adressen of alleen aan de adressen zonder regio. Klik op [Verwerken] om de regio aan de adressen te koppelen die voldoen aan de selectie.