In WinTree wordt veel data opgeslagen. Data die niet altijd voor iedereen zomaar inzichtelijk en toegankelijk mag zijn. Dat geldt niet alleen voor het gebruik van WinTree in een netwerk. Ook bij het gebruik van WinTree op een stand alone computer kan het noodzakelijk zijn om de gegevens af te schermen. Het beheren van toegangsrechten tot WinTree of verdere autorisatie van bepaalde menu’s wordt geregeld met de WinTree module Autorisatie.
Doordat data van WinTree ook vanaf ‘buiten’ benaderbaar is, bijvoorbeeld met de relatie-app, is het goed beveiligen van gegevens steeds belangrijker. Daarom is de Autorisatie-module tegenwoordig onderdeel van de basis software. Iedere WinTree gebruiker kan de toegang tot WinTree beveiligen met een wachtwoord. Dit kan voor één gebruiker ingesteld worden, maar ook voor meerdere gebruikers met ieder hun eigen wachtwoord.
Behalve een wachtwoord per gebruiker biedt autorisatie ook de mogelijkheid om gebruikers toegang te geven of juist te ontnemen, tot bepaalde menu’s of functies. Een gebruiker die bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor voorraadbeheer kan eenvoudig de toegang tot verkooporders ontzegd worden. Behalve het ontzeggen van de toegang kunnen menu’s ook ingesteld worden voor alleen inzage. De gebruiker mag wel in het menu kijken, maar niets aanpassen. Ook gehele programma’s, bijvoorbeeld WinTree Financiële administratie, kunnen met behulp van autorisatie ontoegankelijk gemaakt worden voor bepaalde gebruikers.
Wordt ook gebruik gemaakt van selecties (beschikbaar met de module Faxen en met het programma Office Manager) dan is het zelfs mogelijk dat bepaalde gebruikers bijvoorbeeld alleen verkooporders mogen aanpassen en toevoegen van klanten uit een bepaalde selectie.
Het beheren van de rechten per gebruiker gaat met behulp van rollen. In een rol worden de verschillende rechten vastgelegd, waarna de rol vervolgens aan een gebruiker gekoppeld wordt. Per gebruiker kan hier dan weer van afgeweken worden maar dat maakt het beheren van de rechten minder inzichtelijk. Het aantal aan te leggen rollen is onbeperkt.
De volgende stamgegevens worden voor Autorisatie gebruikt:
Deze stamgegevens dienen dus ook ingesteld te worden!
 |
Deze optie is beschikbaar vanaf de WinTree versie September 2015 |
Per menu kunnen toegangsrechten ingesteld worden. De meest eenvoudige manier om dit overzichtelijk in te stellen, is door het openen van een menu en daar de rechten per rol in te stellen. Daarvoor moet WinTree wil wel in ‘Instelmodus’ gezet worden.
Open WinTree met een medewerker die beheerder is. Open het menu Extra -> Instelmodus. In de titelbalk van WinTree wordt nu de tekst **** INSTEL MODUS **** toegevoegd, en in de knoppenbalk komt het icoon 
erbij te staan.
Open nu een menu waarvoor de toegang ingesteld moet worden. Het gaat hierbij om het menu zelf, niet om zoekschermen die bij het openen van een menu soms geopend worden. Sluit zo’n zoekscherm.
Klik vervolgens op .
In het geopende pop-up scherm staat de checkbox ‘ik wil voor dit scherm autorisatie instellen’. Vink deze checkbox aan om het menu verder per rol in te stellen. Een aantal menu’s zijn standaard door TSD aangevinkt. Hierdoor kan direct per rol de toegang ingesteld worden.
Tabblad Rollen
Klik hiervoor in de kolom ‘Toegang’. Er wordt een dropdown geopend waarin de volgende keuzes beschikbaar zijn:
| Ja | Het menu mag geopend worden en gegevens kunnen hierin aangepast worden. Bepaalde functies kunnen echter nog wel via de rolinstellingen beperkt zijn. |
| Inzien | Het menu mag geopend worden, maar gegevens kunnen niet aangepast of toegevoegd worden. |
| Nee | Het menu kan niet geopend worden |
| - | Geen rechten ingesteld, gelijk aan 'Ja'. |
Tabblad Medewerkers
Op dit tabblad worden alle ingevoerde medewerkers (link naar medewerkers) uit de stamgegevens getoond. In de kolom ‘Rolinstelling’ wordt getoond welke toegang de medewerker volgens de rol, gekoppeld aan de medewerker, heeft. In de kolom 'Toegang' kan deze rolinstelling alsnog aangepast worden. Laat – staan wanneer de medewerker volgens de rolinstellingen moet werken.
Nadat het scherm ingesteld is, kan het gesloten worden met het kruisje. Het menu is nu ingesteld. Het ingestelde menu is nu in het stamgegeven Rollen ook per rol te zien. Zie hiervoor de beschrijving Bestand ->Stamgegevens -> Overig -> Rollen.
Indien reeds via het stamgegeven Rollen een menu is ingesteld dan is dit via dit scherm ook zichtbaar. Deze instellingen kunnen dan in het geopende scherm aangepast, worden ook in de rol aangepast.
Op deze wijze kan ieder scherm in WinTree Bedrijfsadministratie, Office Manager en Financiële administratie ingesteld worden.
Opstarten met beperkte rechten
Wanneer een medewerker met ingestelde rol in WinTree aan het werk gaat, kan hij/zij op verschillende momenten meldingen krijgen met betrekking tot autorisatie of kan hij/zij niet alles doen wat zonder autorisatie wel kan.
Opstarten programma
Bij het opstarten van één van de WinTree programma’s wordt gecontroleerd of de medewerker toegang tot het programma heeft. Staat de toegang tot het programma op 'Nee' dan wordt de volgende melding getoond.
Sluit deze melding met [OK] en sluit ook het aanmeldscherm via [Annuleren].
Opstarten menu
Bij het opstarten van een menu wordt gecontroleerd of de medewerker toegang tot het menu heeft. Staat de toegang tot het menu op ‘Nee’ dan wordt de volgende melding getoond.
Sluit deze melding met [OK].
Is het menu ingesteld dat de medewerker alleen inzage heeft in het menu dan wordt het menu wel geopend.
In de titel van het menu staat de tekst ‘Alleen lezen’. Velden kunnen wel aangeklikt worden, maar er kan niets gewijzigd worden. Buttons om gegevens toe te voegen zijn niet zichtbaar.
Geautoriseerde functies
Wanneer in een rol ingesteld is dat een bepaalde functie niet toegankelijk moet zijn dan zal de medewerker de button voor de functie niet zien. Als bijvoorbeeld het gereedmelden van werkbonnen op Nee staat dan ziet de medewerker de button [Gereedmelden] op het tabblad Werkboninfo niet. Ook de button [Verwerken] in het menu Verkoop – Gereedmelden werkbonnen is dan niet zichtbaar.
Indien binnen het bedrijf gewerkt wordt met vertegenwoordigers dan is het niet altijd wenselijk dat vertegenwoordigers elkaars klanten kunnen gebruiken of zelfs gegevens van andermans klanten kunnen inzien. Om dit in te stellen, kan gebruik gemaakt worden van de optie Datarol en Dataselectie in een rol. Aan een rol kan een selectie gekoppeld worden. Vervolgens kan een medewerker, gekoppeld aan die rol, alleen maar de klanten uit de selectie gebruiken voor het openen van verkooporders en dergelijke. Ook bij het afdrukken van overzichtsdocumenten wordt deze selectie automatisch toegepast.
Maak allereerst een selectie aan (Bestand -> Stamgegevens -> Overig -> Selecties) waarin de klanten voor de vertegenwoordiger zijn opgenomen. Maak vervolgens een nieuwe rol aan, gebruik hierbij een omschrijving die duidelijk maakt voor welke vertegenwoordiger de rol bestemd is. Stel de rol vervolgens voor de vensters en functies in. Let hierbij op dat de toegang voor het stamgegeven Selecties voor de rol op Nee komt te staan. Anders kan de vertegenwoordiger alsnog de selectie zelf aanpassen. Plaats in de rol een vinkje in de checkbox ‘Datarol’. Selecteer uit de dropdownlijst ‘Dataselectie’ de juiste selectie. Koppel tot slot de vertegenwoordiger via de medewerkers aan de rol.
Wanneer nu de medewerker zich aanmeld in WinTree kan hij volgens de toegangsinstellingen de menu’s openen. Wordt in het zoekscherm Klanten in het menu Verkooporders als trefnaam % ingevoerd dan worden alleen de klanten uit de selectie getoond. Terwijl normaal, zonder dataselectie, alle klanten met % in het zoekscherm getoond worden. Dit geldt natuurlijk ook bij het maken van offertes en werkbonnen. Ook wanneer de medewerker een verkooporderoverzicht of statistiek afdrukt, zonder selectie op klantnummer, worden alleen de gegevens van de klanten uit de selectie opgenomen.
|
Wanneer met deze optie getest wordt, door bijvoorbeeld de beheerder van WinTree, dan moet WinTree na het instellen van rollen helemaal gesloten en opnieuw opgestart worden met de andere medewerker. Pas bij een volledige herstart van WinTree, dus niet via Bestand -> Openen bedrijfsbestand en dan een andere login invullen, wordt de rolinstelling goed overgenomen. |