De module Ritten (127) is ontwikkeld om na het klaarzetten van bestellingen ook het logistieke deel van de leveringen optimaal te kunnen plannen en beheren. Hierdoor kunnen eigen vrachtwagens maar ook externe transporteurs efficiënt ingezet worden waardoor tijd en kosten bespaard worden. Behalve leveringen aan klanten kan ook het ophalen van planten bij leveranciers eenvoudig in ritten gepland worden.

Met behulp van de module Planningsoverzicht (89) kunnen samengestelde ritten ook in dit overzicht zichtbaar gemaakt worden. Hierdoor kan nog beter gestuurd worden zodat alle bestellingen snel en op tijd bij de klanten geleverd worden.

Modules

De minimale module samenstelling om Ritten te kunnen gebruiken is het WinTree handelspakket. Daarnaast moeten de modules Goederen Ontvangst (62) en Toeslagen (123) geactiveerd zijn. Om de ritten in een planningsoverzicht te zien moet ook de module Planningsoverzicht (89) geactiveerd zijn. Deze module is voor het samenstellen van ritten echter niet noodzakelijk.

Parameters

De volgende parameters worden gebruikt bij de module ritten:

1421	Te gebruiken toeslag om transportkosten over de ritten te verdelen	Vul juiste toeslag code in
1423	Afdruk verzendlijst bij onderweg zetten van rit	0 = Nee 1 = Ja
1424	Afdruk laadetiket na afroepen	0 = Nee 1 = Ja
1425	Rit en werkbonnen blokkeren na bevestigen rit	0 = Nee 1 = Ja
1469	Afdruk laadopdracht bij bevestigen	0 = Nee 1 = Ja
1547*	Werkbon wordt in één rit gehaald en gebracht	0 = Nee 1 = Ja
1548	Tonen werkbonen en afroepen in 'Samenstellen ritten'-scherm	1 = Alleen afroepen 2 = Alleen werkbonnen 3 = Beiden
1557	Bepalen omvang van een rit	1 = Netto gewicht 2 = Verkoopwaarde 3 = Aantal planten 4 = transporteenheden
1559	Ook uitgevoerde ritten tonen	0 = Nee 1 = Ja
1558	Hoeveel dagen tonen rond een rit	Voer gewenst aantal dagen in
1829	Bevestig rit -> status te ontvangen partijen aanpassen	0 = Nee 1 = Ja
1830	Bevestig rit -> werkbon gereedmelden	0 = Nee 1 = Ja
1886	Toon ook gereedgemelde werkbonnen	0 = Nee 1 = Ja

*) standaard dient deze parameter op waarde 0 te staan. Waarde 1 wordt alleen na overleg met TSD gebruiken.

Stamgegevens

De volgende stamgegevens moeten worden ingevoerd om ritten samen te stellen:

Show Toeslagen

Voor het samenstellen van ritten is minimaal één toeslag met het type 'Toeslag is vervoerswijze afhankelijk' noodzakelijk. Lees de beschrijving Toeslagen voor het toevoegen van dit type toeslag.

Show Vervoerswijze

Voor het samenstellen van ritten (modulenummer 127) is het noodzakelijk dat minimaal één vervoerswijze aangemaakt is. In de vervoerswijze moet aangevinkt zijn dat deze in een rit gebruikt kan worden. Natuurlijk kunnen meerdere vervoerswijzen gemaakt worden die in ritten gebruikt kunnen worden. Vervoerswijzen worden bij ritten gebruikt om eenvoudig leveringen aan klanten of ophalen van planten bij leveranciers te groeperen. Vervoerswijzen kunnen gemaakt worden op basis van de regio (Noord, Zuid, Midden) waar geleverd moet worden of op leveringstijden (ochtend, middag).

Lees voor het toevoegen van de noodzakelijke vervoerswijzen de beschrijving Vervoerswijzen.

Show Locaties

Planten die bij een leverancier worden opgehaald, moeten afgeleverd worden op de ingestelde ontvangstlocatie. De ontvangstlocaties moeten daarom voorzien worden van een laadadres. Ook de andere locaties, die niet gebruikt worden voor het ontvangen van goederen, moeten aan een laadadres gekoppeld worden. De software vereist dit.

Lees voor het toevoegen van een laadadres de beschrijving Locaties.

De relatie die aan de ontvangstlocatie gekoppeld wordt moet in de relatiegegevens gekoppeld zijn aan een vervoerswijze. wordt dit vergeten dan zullen de afroepen waarbij de leverancier ingesteld is op de ontvangstlocatie NIET in het Ritplanning-menu zichtbaar zijn.

Show Kop- en sluitteksten

Bij het afdrukken van een transportopdracht, gemaakt na het samenstellen van een rit, kunnen ook kop- en sluitteksten afgedrukt worden. In de stamgegevens is het mogelijk om standaard kop- en sluitteksten voor ritten in te geven.

De kop- en sluittekst voor de transportopdracht wordt samengesteld met tekstblokken. De te gebruiken tekstblokken moeten eerst ingevoerd worden. Open hiervoor het menu Bestand -> Stamgegevens -> teksten -> Onderhoud tekstblokken.

Voeg in het geopende scherm een of meerdere tekstblokken toe met het type Ritten. Indien transportopdrachten ook in een andere taal moeten worden afgedrukt, dienen ook tekstblokken in andere talen worden ingevoerd.

Na het invoeren van de tekstblokken kan een tekstblok als voorkeur aan de kop- of sluittekst van de transportopdracht gekoppeld worden. Open hiervoor het menu Bestand -> Stamgegevens -> Teksten -> Kop- en sluitteksten. Voeg een kop- en sluittekst toe met behulp van [Toevoegen]. Selecteer het type (dropdown lijst) 'Ritten'. Voer een omschrijving in, bijvoorbeeld "Tekst transportopdracht". Plaats een vinkje in de checkbox Voorkeurtekst.

Klik vervolgens op [Bewerken] om de juiste tekstblokken te selecteren voor de koptekst, de sluittekst en eventueel de e-mailtekst. Alleen tekstblokken met het type "Ritten" en "Algemeen" kunnen hier geselecteerd worden. Ook hier kan de standaard tekst in de verschillende talen aangemaakt worden.

Show Relatiegegevens

Na het invoeren van de vervoerswijzen kunnen collectief adressen aan een bepaalde vervoerswijze gekoppeld worden. Per relatie kan deze toegekende vervoerswijze handmatig aangepast worden.

Lees de beschrijving Relaties over het toevoegen van een vervoerswijze aan het post- of afleveradres.

Verkooporders

Bij het boeken van een verkooporder kan, op het tabblad 'Afspraken', de juiste vervoerswijze worden geselecteerd. Standaard wordt hier de vervoerswijze uit het leveradres van de klant getoond. Indien in de relatiegegevens geen afwijkend afleveradres is ingevoerd, dan zal de vervoerswijze van het postadres bij het samenstellen van de rit gebruikt wordt. De vervoerswijze van het afleveradres is dus bepalend.

Verkooporders moeten vervolgens eerst in een werkbon gezet worden voordat deze in een rit geplaatst kunnen worden.

Werkbonnen

Bij het aanmaken van een werkbon wordt het afleveradres, ingegeven in de verkooporder, overgenomen. Indien dit adres niet is ingegeven wordt het afleveradres van de relatie overgenomen. Aan dit afleveradres kan een vervoerswijze gekoppeld zijn. Als bij het afleveradres geen vervoerswijze is ingesteld, dan wordt de vervoerswijze uit de verkooporder overgenomen.

Indien een werkbon gemaakt wordt met verkoopregels uit verschillende verkooporders met per verkooporder een andere vervoerswijze, dan krijgt de werkbon de vervoerswijze van de verkooporder waaruit de eerste regel geselecteerd en in de werkbon geplaatst is.

De vervoerswijze kan in de werkbon aangepast worden op het tabblad 'Werkboninfo'. Als een afwijkend afleveradres wordt gebruikt dan zal, indien aanwezig, de vervoerswijze uit het afleveradres op het tabblad 'Werkboninfo' overgenomen worden.

Wordt de vervoerswijze op het tabblad 'Werkboninfo' aangepast, dan wordt deze vervoerswijze niet automatisch bij het reeds ingevoerde afleveradres veranderd.

Bij het samenstellen van een rit kunnen ook gereedgemelde werkbonnen (parameter 1886) getoond worden.

Onderhouden ritten

Nadat alle stamgegevens en instellingen ingevoerd zijn kunnen de ritten gepland worden. Hiervoor is het menu Verkoop --> Ritten beschikbaar. Lees de beschrijving Ritten voor het onderhouden van de ritten.

Ritten in Planningsscherm

De module Ritten zal meestal in combinatie met de module 89, Planningsoverzicht gebruikt worden. Dit is echter niet noodzakelijk!

Om ritten in het planningsoverzicht zichtbaar te maken, zullen door TSD een aantal selectie-codes aan het scherm toegevoegd moeten worden. In overleg met de WinTree-gebruiker kan bekeken worden welke ritten, status afhankelijk, in het scherm getoond moeten worden. Het is ook instelbaar om werkbonnen die opgenomen zijn in een rit apart in het scherm te tonen. Ook deze instelling moet door TSD gemaakt worden.

Afroepen in rit

Afroepen kunnen alleen in de ritplanning getoond worden als de module Goederen ontvangst geactiveerd is. Afroepen die dan nog niet ontvangen zijn worden in de ritplanning als Halen getoond. Naast deze module moeten de volgende instellingen en gegevens in WinTree toegevoegd zijn:

parameter 1548, waarde = 1
parameter 1829, waarde = 1
de ontvangstlocatie koppelen aan een relatie (meestal de eigen relatie)
de relatie die aan een ontvangstlocatie is gekoppeld moet voorzien zijn van een standaard Vervoerswijze
bij afroepen kan de voorkeur ontvangstlocatie aangepast worden. Dit kan per regel maar ook collectief voor meerdere regels, zelfs voor meerdere afroepregels van verschillende leveranciers. Let op dat als de ontvangstlocatie bij het afroepen aangepast wordt naar een locatie waaraan geen relatie met vervoerswijze is gekoppeld, dan komt de afroep niet in de ritplanning terecht.